Тайм-менеджмент: как все успевать

Иногда нам всем жизненно необходим двадцать пятый час в сутках, чтобы закончить горящий проект или выучить все билеты в ночь перед экзаменом. Дополнительное время мы вам не подарим. Зато поделимся шестью методиками тайм-менеджмента, которые помогут правильно организовать свое время. А в конце статьи вы найдете пять книг об управлении временем и пять приложений для планирования.

Метод помидора

Когда использовать: когда нужно выполнять рутинную работу, требующую много времени. Например, готовиться к экзамену, писать отчет или делать уборку.

В чем суть метода: возьмите таймер, засеките его на 25 минут и работайте, не отвлекаясь ни на что. После одного «помидора» сделайте пятиминутный перерыв, а после четырех отвлекитесь от задачи на полчаса. Метод разработал студент Франческо Чирилло, когда готовился к сессии. Название появилось потому, что он засекал время на кухонном таймере в форме помидора.

Почему это работает: мозг может запоминать информацию и активно работать в течение 30 минут, а потом устает. Небольшие перерывы дают ему перезагрузиться и снова быть на пике продуктивности.

Метод  лягушки

Когда использовать: метод подходит для выполнения неприятных задач, которыми вам совсем не хочется заниматься.

В чем суть метода: начинайте каждое утром с какого-то задания (лягушки), которое вы давно откладывали. Съели лягушку — и можете спокойно заниматься более приятными и интересными делами. Распределите по неприятной задаче на каждый день недели, чтобы они не копились, а решались по мере поступления.

Почему это работает: с утра у людей больше силы воли, чем вечером. А еще после завтрака лягушкой вы получите чувство свободы и высокую мотивацию на весь день.

Метод слона

Когда использовать: слон — это объемная работа. Чтобы его съесть, нужно сделать из него стейки. Другими словами, разделите большую задачу на пункты, внесите их в ежедневный план и постепенно выполняйте. Так вы сможете управлять своим временем.

В чем суть метода: слон — это объемная работа. Чтобы его съесть, нужно сделать из него стейки. Другими словами, разделите большую задачу на пункты, внесите их в ежедневный план и постепенно выполняйте.

Почему это работает: большой проект вызывает ступор, и вы не знаете, с чего начать. А перед четко расписанным планом страх исчезает.

Метод швейцарского сыра

Когда использовать: когда нужно раскачаться, чтобы приступить к выполнению большой задачи.

В чем суть метода: методика работает так же, как со слоном, но вместо последовательного выполнения плана вы просто выбираете из большого проекта те задачи, которые вам нравятся, и решаете их в первую очередь. Таким образом, вы делаете в сыре дырки и уменьшаете его объем.

Почему это работает: задачи, которые вам интересны, завершаются быстрее и успешнее. Вы легко вычеркнете их из плана, и весь проект начнет вызывать приятные ассоциации. А еще, начав с несложных дел, вы сможете быстрее втянуться в процесс и оказаться в состоянии потока.

Метод резиновой уточки

Когда использовать: когда работаете над задачей, требующей свежего взгляда и креативности.

В чем суть метода: если вы зашли тупик, пообщайтесь с резиновой уточкой. Подробно объясните ей суть задачи, расскажите, что вы уже сделали и с какой проблемой столкнулись. Разговаривайте так, будто объясняете задачу новичку. Не стесняйтесь.

Почему это работает: иногда бывает, что вы зацикливаетесь и начинаете смотреть на проблему однобоко.

Мозг не может прийти к решению, потому что идет по кругу, прогоняя одни и те же сценарии выхода из ситуации. Проговорив проблему вслух, вы, скорее всего, придете к неожиданному и простому решению.

Вспомните, как это бывает, когда спрашиваете у друга совет: пока описываете вопрос, решение само приходит в голову. 

Матрица Эйзенхауэра

Когда использовать: матрица пригодится при планировании дня, недели или года. Лучше всего составить ее перед тем, как приступите к задачам. Так вам будет понятно, с чего стоит начать, а что не так важно.

В чем  суть метода: распределите свои задачи внутри четырех квадратов матрицы, отталкиваясь от их срочности и важности:

• Квадрат A — срочно и важно. Впишите сюда неотложные дела и горящие проекты.
• Квадрат B — важно, но не срочно. Здесь основная часть работы, слоны, долгосрочные проекты. При неправильном планировании эти таски попадают в квадрат А и начинают гореть.  
• Квадрат C — неважно, но срочно. Это задачи, которые не принесут вам особой пользы, но выполнить их все равно надо. Например, заказ воды для кулера. Такие дела лучше всего делегировать.
• Квадрат D — неважно и не срочно. Обычно в этом квадрате лежит то, чем мы занимаемся во время прокрастинации: проверка соцсетей или просмотр видео на YouTube. Вместо этого запланируйте полноценные перерывы, чтобы качественно отдохнуть и вернуться к работе с новыми силами.

Почему это работает: матрица распределяет задачи по приоритетам и помогает понять, что нужно сделать как можно скорее, а чем вообще можно не заниматься. Такой подход поможет не тратить время впустую.

Тратим время с пользой

Собрали пять книг по методикам и техникам тайм-менеджмента. После них у вас не пройдет даром ни минуты:

• «Тайм-менеджмент. Искусство планирования и управление своей жизнью» Джулии Моргенстерн. Эта книга о повышении личной эффективности и о том, как планировать время, чтобы достигать целей.
• «Оставьте брезгливость: Сначала съешьте лягушку» Брайана Трейси. Книга о методах организации работы и приоритизации задач.
• «Искусство успевать» Алана Лэйкина. Автор учит рационально использовать время, чтобы никуда не спешить.
• «Научите себя думать» Тони Бьюзена. В книге описаны подходы, которые позволяют лучше запоминать новый материал, развивать творческие способности и навыки скорочтения.
• «7 навыков высокоэффективных людей» Стивена Кови. Книга о системном подходе к определению жизненных целей.  

А еще нашли пять приложений, помогающих правильно распределять время между задачами:

• Fabulous: Motivate Me! Relax, Meditate, Sleep. Приложение поможет составить распорядок дня и напомнит о каждом задании — от чистки зубов до завершения важного проекта.
• TimeTune. Удобный планер, в котором можно составить расписание для себя и подчиненных.
• Evernote. В этом приложении можно составлять планы. Оно позволяет организовывать важную информацию: составлять заметки, сохранять фото и аудиозаписи.
• Хаос-контроль. Органайзер помогает выбрать приоритетные цели и расписать план их достижения.
• Mindly. В этом приложении можно составить майндмап, разделив задачи по матрице Эйзенхауэра или удобному вам принципу.

Теги

Источник: https://changellenge.com/article/kak-vse-uspet-6-metodik-taym-menedzhmenta/

Тайм-менеджмент для учёбы

Абитуриенты и студенты, время от времени спрашивают в соцсетях Адукара, как не загнуться от нагрузки в школе или университете.

Также часто приходит вопросы типа «как совмещать учёбу и хобби», «как выйти из состояния „не знаю, за что хвататься“». Кажется пора устроить путешествие по волшебному миру тайм-менеджмента.

Расскажем о нескольких способах управления временем, которые помогут тебе планировать свой день с умом и всё успевать.

Тайм-менеджмент (англ. time management) — технология организации времени и повышения эффективности его использования

5 советов по тайм-менеджменту

№ 1. Планируй

Обязательно записывай задачи в блокнот или органайзер на гаджете. Материализованные пункты плана — первый шаг к намеченной цели. Лучше готовить список дел с вечера, чтобы знать с чего начать следующий день.

Ничто не мешает в течение дня его корректировать: добавлять внезапные надобности, более важные ставить в приоритет и переносить на завтра несрочные (главное — не злоупотреблять этим). Сложные задания лучше разбивать на части и реализовывать поэтапно.

Не забывай вычёркивать выполненные задачи. Это даст тебе ощущение завершённости и прибавит энтузиазма.

№ 2. Расставляй приоритеты

Существует закон принудительной эффективности: на всё времени никогда не хватает, но его всегда достаточно для самого важного. Всегда присваивай всем задачам уровень важности и очерёдность. Для этого представь, что наихудшее может случиться, если не сделать что-то в срок.

Например, если сегодня не выучишь одну тему по русскому языку, то завтра тебе придётся учить две. И не одну из них ты не освоишь как следует. В итоге на ЦТ ты потеряешь несколько баллов. Подобные задачи, получают статус важных и срочных. Они должны стоять в начале списка.

Возьми за правило не переносить такие дела на завтра.

Важные, но несрочные дела выполняй следом. Если их забросить, то они со временем переходят в категорию срочных и становятся трудновыполнимыми. Чтобы такого не случилось, предусмотри для них временной резерв.

Срочные, но не важные задачи обычно занимают много времени. Попробуй максимально сократить их или даже перепоручить кому-нибудь. Например, сходить за тетрадками в магазин можно попросить маму.

Логично, что несрочные и неважные дела не принесут большой пользы. Чтобы они не «пожирали» твоё время, от них стоит оказаться или минимизировать. К примеру, просмотр сериалов, хоть и интересное дело, но не обязательное. Откладывай такие занятия до выходных. Заведи свой перечень никчёмных дел. Озаглавь его «Я больше никогда не буду этого делать» и следуй своим же правилам.

34 президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр был человеком очень занятым. Чтобы успевать за день сделать больше, он создал собственный инструмент тайм-менеджмента, который сегодня называют Матрицей Эйзенхауэра или Матрицей приоритетов

№ 3. Съешь лягушку

В следующий раз, когда расхочется делать что-либо срочное, но неприятное, вспомни притчу: если первым делом с утра ты должен съесть живую лягушку, утешением может служить то, что это останется самым отвратным делом за весь день. Откладывая важное, ты создаёшь лишнее эмоциональное напряжение, которое мешает жить.

№ 4. Расчисти пространство

До 30% времени тратится на поиски нужной вещи в беспорядке. Корзина для мусора — замечательный инструмент управления временем. У продуктивных людей в зоне рабочего пространства всегда порядок.

№ 5. Соблюдай равновесие

Не паникуй, если накопилось задач больше, чем ты можешь выполнить. Сделай глубокий вдох и скажи себе: «Я могу только то, что могу». Учиться или работать до изнеможения — не вариант. Для продуктивности просто тайм-менеджмента мало. Следи за здоровьем и поддерживай хорошую физическую форму. Отводи необходимое тебе количество времени на отдых, развлечения, общение с семьёй и друзьями.

Эмоциональное напряжение — следствие невыполненных дел. Оно уменьшает производительность, приводит к утомлению и апатии

На первом месте в списке всегда должны быть ты и главные люди в твоей жизни — ради этого стоит поднапрячься и поработать над организацией своего драгоценного времени:

Для тех, кто хочет углубиться в эту тему, советуем почитать книги «Ловушка времени» Алека Маккензи и Пэта Никерсона или «Тайм-менеджмент» Брайана Трейси.

Перепечатка материалов с сайта adukar.by возможна только с письменного разрешения редакции. info@adukar.by

Источник: https://adukar.by/news/kak-vsyo-uspevat

Как успевать все: 7 простых советов по тайм-менеджменту

• Кем стать?
• Где учиться?
• Как расти?
• Что пробовать?

ico 20.06.2017

В области времени нет миллионеров. Глеб Архангельский

Пора отпусков уже началась. Как успеть сделать все дела до отпуска и отдыхать с чистой совестью? Сегодня расскажем о методиках управления временем – тайм-менеджменте.

• Кто заинтересован в тайм-менеджменте

• Простые советы по ежедневному планированию • Что почитать о тайм-менеджменте • Какие перспективы у тайм-менеджмента в будущем

Время — один самых ценных ресурсов человека. Раньше нехватка времени была привилегией царей и министров, с ускорением ритма жизни многие работающие люди вынуждены учиться тайм-менеджменту.

Кому нужен тайм-менеджмент Тому, кто нацелен на эффективную деятельность и получение результата. Кто не может просто прийти на работу или учебу, «отсидеть» или «отбарабанить» свои 8 часов и уйти домой отдыхать, то есть, всем активным людям:

✔ руководителям и деловым людям, которые строят карьеру или свое дело

✔ фрилансерам ✔ специалистам, совмещающим проекты, несколько работ или работу с учебой ✔ родителям, которые воспитывают детей без бабушек и нянь ✔ студентам ✔ школьникам

Научиться управлять своим временем — это значит:

✔ не опаздывать на встречи, ✔ все успевать к дедлайну, ✔ не отвлекаться на социальные сети и кофе, пока не доделана задача, ✔ совмещать работу и жизнь. Научиться личному тайм-менеджменту нужно не для того, чтобы делать много-много дел, а чтобы жизнь стала организованнее и оставалось больше времени на отдых.

Простые советы по тайм-менеджменту для начинающих Секрет управления времени в правильном планировании и расставлении приоритетов.

• Ваши главные помощники в управлении временем — это карандаш и блокнот, они помогают перенести задачи и дела из головы на бумагу и посмотреть на них со стороны. Структурировать дела на бумаге проще, чем в голове. И, конечно, блокнот помогает не забыть, что вам нужно сделать. Вместо бумаги вы можете использовать любые виды онлайн-планировщиков и заметок.
• Планируйте и отчеркивайте. Напишите вечером список обязательных дел назавтра с примерным временем выполнения, распределите их по приоритетности, проведите жирную черту под ним. Список закрыт. Если завтра появится новое дело, в 99% случаев оно может подождать. Не кидайтесь на новую задачу сразу же, это навредит выполнению текущих.
• Фиксируйте все, что делаете в течение дня. Если дело сделано, радостно зачеркните его. Если вы поговорили по телефону — тоже запишите в ваш блокнот с указанием, сколько времени вы потратили на разговор. Если вы работаете дома и отвлеклись от работы на приготовление обеда, внесите готовку в список сделанных дел. В конце недели вы сможете подсчитать временные затраты на разные виды деятельности. Вы ясно увидите, есть ли ненужные дела, которые воруют ваше время. Другая полезная сторона «тотальной фиксации»: если вам кажется, что вы ничего не сделали за сегодня, в списке зафиксированных дел обязательно найдутся полезные, за которые можно себя похвалить.
• Исключайте многозадачность. Переключение с дела на дело, с проекта на проект требует времени и снижает ваш КПД, поэтому, если задач много, лучше их выполнять последовательно.
• Не отвлекайтесь на соцсети и телефон. Используйте соцсети, почту и телефон только для работы/учебы, а не «зависания». Выключите звук у уведомлений на телефоне, а по возможности на период выполнения задачи отключите их вообще.
• «Ешьте лягушку на завтрак». Звучит по-французски, а это известная техника тайм-менеджмента – делать самое неприятное дело с утра. При регулярном «поедании утренних лягушек» количество откладываемых дел резко сокращается, а настроение улучшается. Марк Твен: Съедайте лягушку каждое утро и остаток дня будет чудесным, поскольку ничего худшего с вами уже не случится.
• Напомни, пожалуйста, позже. Есть хороший способ избавиться от неприоритетных задач, которые поступают в течение дня: «Сейчас я не могу решить этот вопрос, но напомни мне об этом позже». Попробуйте говорить эту фразу окружающим, которые просят о чем-то в течение дня. Удивительно, но факт: большинство таких дел растворятся сами собой, потому что они не так важны и люди сами забудут о них.

Книги по управлению временем Если вы решили серьезно изучить вопрос тайм-менеджмента, хотите улучшить свою производительность, найти время для законного отдыха, то познакомьтесь с нашей подборкой классических книг по управлению временем.

Дэвид Аллен «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса». Дэвид Аллен, известный теоретик личной эффективности, разработал теорию GTD – «Getting things done». Главная идея системы – доводить до конца те дела, которые действительно важны, а остальное время посвящать любимым занятиям. Как утверждает Дэвид Аллен, система GTD может быть одинаково эффективной или одинаково бесполезной как для тинейджера, так и для CEO крупной компании в зависимости от ее применения.

Глеб Архангельский «Тайм-драйв: как успевать жить и работать». Одна из самых продаваемых и известных книг по управлению временем в России. Ее ценность в хорошем обобщении материала и мотивации в сочетании с российскими реалиями.

Брайан Трейси «Выйди из зоны комфорта. Измени свою жизнь. 21 метод повышения личной эффективности». Подробное описание того, как «есть лягушек на завтрак». А что делать, если ваша «лягушка» – это целый «слон»? Тогда делите на небольшие «бифштексы».

Тимоти Феррис «Как работать по 4 часа в неделю и при этом не торчать в офисе «от звонка до звонка», жить где угодно и богатеть». Очень воодушевляющая книга, но и крайне спорная. Автора иногда называют шарлатаном, потому что не все биографические факты, которые он описывает в книге, кажутся реальными. Тем не менее, книга помогает расставить жизненные приоритеты и начать тратить время на достижение действительно важных для вас целей.

Дэн С. Кеннеди «Жесткий тайм-менеджмент. Возьмите свою жизнь под контроль». Книга поможет бизнесменам и индивидуальным предпринимателям повысить эффективность бизнеса. Она учит определять цену собственного времени, избегать хроновампиров и говорить твердое «Нет» на те задачи, которые не нужно решать.

Книги предлагают методики повышения личной эффективности и иногда вступают в противоречие друг с другом, поэтому прежде, чем делать одну из них настольной книгой и руководством к действию, познакомьтесь с разными подходами к тайм-менеджменту.

Тайм-менеджмент сейчас и в будущем

Нефть, золото, время – исчерпаемые ресурсы, а в будущем дела с ними будут обстоять еще хуже. У завтрашних специалистов ритм жизни станет еще быстрее, поэтому основам тайм-менеджмента необходимо учиться еще в школе. Для школьников мы разработали тренинг «Управление временем», на котором можно получить много теории и еще больше практики по личному тайм-менеджменту. Как повысить эффективность в учебе? Как сократить время, потраченное на уроки? Как успевать учиться в школе, секциях и кружках и при этом полноценно отдыхать? Экономьте время, чтобы иметь возможность потратить его на любимые дела и своих близких.

• Ольга Биккулова, специалист ЦТР «Гуманитарные технологии»
• Если вы хотите получать свежие статьи по вопросам карьеры, информацию о бесплатных событиях и акциях Центра, подпишитесь на нашу рассылку.
• Вернуться к списку статей

Источник: https://proforientator.ru/publications/articles/kak-uspevat-vse-7-prostykh-sovetov-po-taym-menedzhmentu.html

Как всё успеть: основы тайм-менеджмента для хоумскулеров

О чём вы мечтаете? Поступить в лучший вуз мира, выиграть Всеросс или стать чемпионом по танцам? Сформулируйте свою мечту и запишите. А теперь подумайте, что нужно сделать, чтобы достичь этой цели. Если ничего не приходит в голову, попросите взрослых помочь вам.

Когда вам покажется, что цель недостижима, не изменяйте цель — изменяйте свой план действий

                                                                                                                                              Конфуций

2. Составьте список дел

Сдать эссе, сходить в магазин, выучить конспект — мы держим в голове множество задач. Из-за этого может казаться, что ничего не успеваешь, а учёба занимает всё время. Но это ощущение обманчиво. Просто мозг перегружен. Постоянно прокручивая задачи в голове, мы испытываем страх перед ними и откладываем всё на потом. 

Чтобы выйти из замкнутого круга, возьмите ежедневник или блокнот и составьте список всех задач, которые у вас есть. Конкретизируйте их: вместо «позаниматься английским» напишите «читать в течение 30 минут книгу на английском». Согласитесь, последний вариант звучит уже не так сложно, как первый.

После этого распределите задачи по приоритету: что нужно сделать срочно, а что может немного подождать. Для этого начертите большой квадрат, как на картинке, и перенесите задачи в подходящие блоки.

3. Распределите задачи по дням

Начните планирование с малого: возьмите за отрезок неделю. Постепенно вы перейдёте на долгосрочные перспективы — от месяца до года. 

Выделите каждому дню страницу и распределите задачи на неделю. Сначала запишите срочные и важные дела из первого квадрата — их поставьте в верх списка.

Одна из главных ошибок новичков: планировать на день десять дел, а выполнять только два или три. Приходится переписывать невыполненные задачи на завтра и ощущать неудовлетворённость. Чтобы этого избежать, записывайте только те дела, которые вам точно нужно сделать именно в этот день. Для остальных сделайте список «дела на неделю» и обращайтесь к нему, когда появится время.

Найдите наставника, который будет контролировать ваш прогресс и интенсивность нагрузок. В «Домашней школе Фоксфорда» вы можете попросить куратора напоминать вам об учебных задачах и помочь составить учебный план.

4. Зафиксируйте время выполнения задач

К каждому делу напишите примерное время выполнения, так вы научитесь оценивать свои ресурсы и эффективнее планировать день. Некоторые задачи требуют работы в течение трёх часов, а на другие понадобится 15 минут.

Фиксация времени позволяет не «растягивать» дело. Например, отведя на тест по физике один час, мозг будет автоматически стараться уложиться в этот отрезок. Умение укладываться в заданное время пригодится вам на экзаменах. Используйте секундомер, чтобы натренировать свои внутренние часы. 

5. Следите за регулярностью

Некоторые задачи нужно делать ежедневно: например, 40 минут в день заниматься английским. Чтобы не писать одинаковые задачи каждый день, сделайте трекер привычек. Вот примерный график, который может помочь отказаться от какой-либо привычки или привить её. Отмечаете дни, когда выполняли дело и таким образом отслеживайте регулярность.

6. Найдите источники мотивации

Как заставить себя начать что-то делать? 

• Вспомните о мечте и зачем вы это делаете. Распечатайте вдохновляющие фразы или картинки и повесьте на стену.
• Подумайте, что вы уже успели сделать и поблагодарите себя. Заведите дневник благодарностей и выписывайте туда перед сном как минимум пять «спасибо».
• Хвалите себя за выполненные дела, дарите себе подарки. Сдали тест на отлично — купите мороженое или сходите в кино.
• Поделитесь планами с другом. Например, расскажите, что хотите пройти курс по программированию до конца декабря. Так у вас появится ответственность ещё перед кем-то и мотивация возрастёт.

Источник: https://externat.foxford.ru/polezno-znat/time-management

Тайм-менеджмент в жизни женщины: 10 секретов как всё успевать

Большинство людей часто жалуются на нехватку времени. Сильно перегружены работой, личными заботами, всё время некогда, куда-то торопятся и при этом опаздывают. В результате всё приводит к эмоциональному напряжению, плохому настроению, агрессии, дискомфорту.

Подобное стрессовое состояние для некоторых норма. Так как нет сил, понимания о том, как всё изменить, успевать все дела и при этом находить время для семьи, друзей, себя. Но способ всё изменить есть. Именно для этой цели была придумана технология организации времени. А точнее тайм-менеджмент в жизни женщины.

Искусство управления временем

Тайм-менеджмент – методика, свод правил, рекомендаций о том, как организовывать день, полноценно управлять временем. Следуя несложным правилам можно значительно увеличить продуктивность, работоспособность.

В результате научитесь грамотно распределять рабочее, личное время.

Для многих успешных людей управление временем уже стало стилем жизни, помогающим завершать трудовые процессы вовремя, избегать стрессов.

Основные правила:

В делах, ежедневнике, шкафу, мыслях. Компьютер, рабочий стол содержите в полном порядке. Хлам, мусор собьёт с работоспособного режима. А невозможность сразу найти необходимые бумаги, заметки, увеличит затраты на исполнение поставленных задач.

Не зацикливайтесь на идеальном исполнении, на неважных делах. Главное делайте, потом решите, корректировать или результат соответствует намеченному плану.

• Правильно расставляйте приоритеты

Выделите задачу, приближающую к намеченной цели. Выполняйте её в начале дня. Нет ничего хуже, чем идеально выполнять работу, которую вообще не требовалось делать.

Выделяйте под задачу конкретное количество времени, закладывая больше на четверть от планируемого, следуйте плану. Ставьте дедлайны, сроки, к которым обязаны отчитаться по выполненной работе.

При планировании указывайте период на работу и на отдых. Тайм-менеджмент в жизни женщины всегда предполагает необходимость включения в список отдых, время для семьи. Полноценный отдых повысит концентрацию, продуктивность, ощущение, что всё идёт по плану.

• Найдите дела на «чёрный день»

Под этой фразой подразумевается день, в который невозможно сосредоточится, приступить  к намеченным делам. Всегда бывают подобные «застойные» дни. Заранее составьте список работ, не требующих внимания, концентрации, несложные в выполнении, чтобы день не прошёл впустую.

• Заполните пустоты в «период ожидания»

Составьте список несложных процессов, которые получится выполнять по пути на работу, ожидая вылет в аэропорту, на вокзале и в подобные моменты. В этот период рекомендуется уделять внимание учёбе, повышению квалификации, редактированию ежедневника.

Тайм-менеджмент учит полноценно использовать время, расставлять приоритеты, увеличить продуктивность и главное — наслаждаться каждым моментом.

Благодаря правильному планированию, будите успевать выполнять намеченную работу. Найдется время для родных, близких, высвободится время на личное саморазвитие, жизнь приобретет новые краски, станет насыщенней.

1. Планирование — основа основ

Для планирования используйте бумажный или электронный носитель, главное удобство. Он обязан быть в доступности, чтобы в нём было удобно внести изменения.

Цели должны быть на день, месяц, год. Без чёткого понимая, сложно добиться желаемого. Планы на месяц, год рекомендуется внести сразу, а планировать предстоящий день стоит с вечера (перед тем как ложитесь спать), чтобы утром уже был план действий.

К конкретной задаче требуется приписывать необходимое для её выполнения период, не стоит переоценивать свои силы. Не рекомендуется расписывать весь временной промежуток, оставьте 20% на непредвиденные задачи.

Со списком требуется работать в течение всего дня, предугадать все нюансы невозможно, некоторые процессы придётся корректировать. Таким образом, будите понимать, сколько успеваете выполнить за день, какое количество времени на это уходит.

1. Исключите из жизни «пожирателей времени»

Это главная проблема, из-за которой намеченные планы идут крахом. На проверку почты, социальные сети, разговоры по телефону и прочее уходит немало времени. Если предстоит заняться сложным, срочным делом, то отключите всё, что может отвлекать. Или отведите некоторое количество времени на это.

1. Учитесь расставлять приоритеты

У каждого существует дело, которое тащится из месяца в месяц. Необходимо решить: либо реализовывать его в ближайшие дни, либо вычеркнуть из списка навсегда. Стоит составлять распорядок дня, учитывая, что вначале требуется сделать важные дела, а уже потом второстепенные. Не тратьте времени на мелкие, не приближающие к цели вопросы.

1. На определённое время — определённое занятие

Не стоит гнаться за скоростью, выполнять пару процессов одновременно. Это не приведёт к ожидаемым результатам, скорее эти дела будут сделаны плохо. Выделите под вопрос конкретный промежуток времени.

1. «Съешьте лягушку на завтрак!»

Не пугайтесь, никто не заставляет кушать настоящих лягушек.

Суть правила состоит в том, что утром требуется исполнять одно серьёзное дело, которое всё время откладываете на завтра.

Правило полезно, решив проблему, освободитесь от эмоционального напряжения, которое беспокоило бы весь день.

Глобальный план, многозадачная цель, трудный путь потребуют немало времени на мотивацию, чтобы заставить себя приступить к делам. Подобный подход в корне неверный.

Разбейте объемную цель на мелкие процессы, продолжительностью 2-5 часов. Это позволит видеть результат, пусть небольшой, но сразу. Мотивировать на дальнейшую работу будет проще.

Двигаясь маленькими шагами с ежедневными результатами легче, чем ежедневно делать части большой задачи, не видя итогов неделями.

1. Выполняйте небольшие дела сразу

Не копите и не откладывайте дела, которые возможно осуществить сразу, потратив не более 15 минут. Лёгкие, непродолжительные дела, накопившись, займут массу времени на исполнение.

Вечером важно планировать следующий день, делать анализ прошедшему дню. Так возможно понять, насколько продуктивно проведён рабочий день. Какие процессы требуется перенести на утро, а какие удобнее делать вечером, когда стихают звонки, суета в офисе. Рутинные задания рекомендуется делегировать.

Если подобный вопрос не входит в должностные обязанности, откажите в просьбе. Выполняйте задания, в которых разбираетесь.

Не тратьте время, решая чужие вопросы, проблемы.

Не пытайтесь выполнить всё и сразу, на такое способны исключительно роботы. Но и они перегружаются, выходят из строя, требуют ремонта, перезагрузки. Укажите в ежедневнике 6-7 главных задач, приступайте к выполнению утром. Дела будут давить обязанностями, а невыполненные задачи – копиться огромным комом.

Источник: https://women93.ru/tajm-menedzhment-v-zhizni-zhenshhiny-kak-vse-uspevat/

Тайм-менеджмент: как научиться управлять своим временем?

Жизнь порой задаёт очень высокий темп, и на нас сваливается куча дел. И хотя в сутках у всех одинаковое количество времени, не все используют его с пользой. Кто-то успевает и спортом позаниматься, и поработать, и уделить время саморазвитию и близким. А кто-то может проработать целый день и с удивлением обнаружить, что не сделал ничего важного.

Мы действительно хотим успевать всё. Спрос рождает предложение: появилось много книг о личной эффективности, курсов продуктивности и коучингов с тренингами успеха и мотивации. И ещё – системы тайм-менеджмента. Informburo.kz разбирается, что такое тайм-менеджмент, когда он помогает успевать делать всё, а когда оказывается бесполезным и неэффективным.

Что такое тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент – это способы управления временем, с помощью которых повышается эффективность его использования.

Существует множество разных систем организации времени: для загрузки персонала и расчёта часов работы используют одни подходы, для личных нужд – другие. Тайм-менеджмент помогает не только успевать делать рабочие задачи, но и уделять достаточно времени отдыху, спорту и общению с близкими.

Когда тайм-менеджмент бесполезен

Тайм-менеджмент важен тем, у кого есть возможность распределять время самостоятельно. Если вы работаете по чёткому графику, который никак не изменить, планировать удастся разве что выходные дни. Но есть и другие ситуации, в которых тайм-менеджмент бесполезен.

Тайм-менеджмент – это не волшебная таблетка, которая поможет успевать всё. Потому что на самом деле тайм-менеджмент – это не о том, что нужно успевать всё. Это о том, что нужно успевать важное, а от неважного – отказаться.

Тайм-менеджмент – это не средство мотивации. Управление временем не сделает вас продуктивнее и мотивация не упадёт с небес, если вам глубоко противно то, что вы делаете. Самое главное – убедитесь, что вы действительно хотите заниматься этими делами. Возможно, вам нужно менять свою профессиональную сферу, а не пытаться делать больше и лучше.

Тайм-менеджмент не гарантирует успеха. Некоторые коучи убеждают, что стоит лишь научиться их технике – и вы сразу разбогатеете, решите проблемы в семье, начнёте заниматься спортом.

Но это так не работает. Тайм-менеджмент – всего лишь инструмент, который бесполезен без ваших усилий.

Это как купить ручку, которой записывал идеи великий писатель, и надеяться, что эти идеи теперь станут приходить к вам.

Техники тайм-менеджмента не универсальны, они подходят не всем. Любая авторская методика – это лишь опыт её создателя. Но мы индивидуальны, поэтому не все способы и не всегда получится применить.

Кто-то продуктивен в первой половине дня, кто-то – вечером или даже ночью.

Тайм-менеджмент не заставляет вас превозмогать себя. Вставать в 5 утра или спать по 4 часа и чувствовать себя плохо – это не тайм-менеджмент. Кроме того, не укоряйте себя, если сразу не получается решать задачи эффективно. Разрешите себе ошибаться. Не подойдут одни способы – попробуете другие. Так можно.

Как управлять временем

В тайм-менеджменте есть разные техники и инструменты. Они помогают на разных этапах: планирования, расстановки приоритетов, оценки результата.

Планируйте: ставьте цели и задачи

Планирование – важная часть управления временем и повышения эффективности. Планировать можно либо вечером на следующий день, либо в начале дня. При планировании важно разделять цели и задачи. Цель – общая и глобальная.

Цели разбиваются на небольшие и конкретные задачи. Например, цель – сдать квартальную отчётность.

Разбиваем её на небольшие конкретные задачи: собрать данные за 3 месяца, свести их в таблице, создать графики динамики, сделать презентацию.

Составляйте списки задач на день и более длительные периоды – неделю или месяц. Для каждой задачи нужно определять срок, к которому её нужно выполнить. Для этого можно использовать бумажные или электронные планировщики. Подойдут ежедневник, доска со стикерами или приложения для планирования – например, Trello или Wunderlist.

Так выглядит доска задач в Trello – это электронный аналог доски со стикерами. Списки и карточки можно организовать так, как вам удобно.

Задачу также можно разбить на этапы и отмечать, когда выполнили каждый. Кроме того, для задачи нужно определить срок и стараться не передвигать его. Время всегда берите с запасом: нужно 3 дня – заложите 4. Всё всегда идёт не так, как мы планируем.

Расставляйте приоритеты

Вы можете записать десятки задач. Для них нужно определить приоритетность, а от некоторых, возможно, даже отказаться совсем.

Для расстановки приоритетов есть два популярных способа: ABC и матрица Эйзенхауэра.

Метод ABC

Возьмите список задач и поставьте для каждой уровень приоритетности буквами A,B,C (некоторые прибегают также и к буквам D и E).

• A – важные и срочные задачи, высший приоритет в выполнении. Это те дела, невыполнение или откладывание которых может иметь неприятные или серьёзные последствия. Например, исправить ошибку, из-за которой перестал работать сайт, особенно если от промедления бизнес теряет деньги.
• В – важные, но несрочные задачи или те, невыполнение которых не приведёт к серьёзным последствиям. Пример – внедрить разработку, которая поможет увеличить продажи. Это важно, но если чуть сдвинуть её – вряд ли произойдёт что-то непоправимое.
• С – задачи, которые было бы неплохо выполнить: провести вечер с друзьями или устроить ужин для жены.

К уровню D относят задачи, которые можно делегировать подчинённым, а к E – от которых стоит отказаться вообще.

Матрица Эйзенхауэра

Метод назван по имени его создателя – президента США Дуайта Эйзенхауэра. Задач у него было очень много, поэтому он расставлял их приоритетность, распределяя по категориям:

• срочные, важные;
• важные, несрочные;
• срочные, неважные;
• неважные, несрочные.

Лист делится на 4 квадрата, в которые и вписываются задачи.

Матрица Эйзенхауэра: 4 квадрата с разной срочностью и важностью. Некоторые бумажные планировщики выпускают уже разлинованными на такие квадраты.

Срочные и важные выполняйте в первую очередь. Они имеют прямое значение для вас и будущего, их нельзя кому-то делегировать. Важные, но несрочные можно спокойно и комфортно выполнять самому или передать подчинённым и сотрудничать с ними в ходе их выполнения. Срочные и неважные старайтесь передать другим. От несрочных и неважных стоит отказаться совсем.

Удобнее всего расставлять приоритет задач сразу же, когда вы их вносите в планировщик, – так в него не попадёт ничего лишнего.

Выполняйте задачи

Запланировать задачи и определить их приоритет – только половина работы. Теперь нужно их выполнить.

Тем более обычно всё идет не по плану: сыплются новые задачи, мы прокрастинируем, не учитываем какие-то нюансы, которые в итоге сдвигают сроки задачи, и вместе с этим двигают и последующие задачи.

Всё предусмотреть не получится, но кое-что всё равно можно учесть, чтобы свести помехи к минимуму.

Не пытайтесь решать несколько задач одновременно

Уберите то, что мешает сконцентрироваться на задаче

Закройте соцсети и мессенджеры, отключите звук на телефоне, приберитесь на рабочем месте. Если работаете дома, то выберите время и место, когда вас не будут отвлекать члены семьи. Иначе будете распылять внимание или вовсе станете прокрастинировать.

Не бросайтесь сразу выполнять новые задачи

Для начала определите их приоритетность. Если вы вклините новую задачу, то не успеете сделать запланированные – а среди них могут быть и важные. Как правило, ничего не случится, если согласовать с коллегами, что новую задачу вы выполните завтра. Не так много задач, которые нужно бросаться делать сразу же.

Научитесь отказывать

Не все задачи и проекты вообще стоит брать на себя. Иногда на нас пытаются свалить то, чем мы вообще не должны заниматься. Иногда просто нет смысла брать новый проект, если на него нет времени и вы не хотите отказаться от других. Даже если вас будет слёзно умолять лучший друг. У каждого есть право на «нет», помните об этом.

Работайте так, как вам удобнее

Мы все очень разные. У нас разные темпераменты, происходят разные события в жизни, мы активны в разное время и по-разному.

Например, если вам сложно долго концентрироваться на задаче – попробуйте технику «Помидор». Она названа так в честь кухонного таймера в виде помидорки, который отсчитывает 25 минут.

Запустите таймер на 25 минут и занимайтесь это время только работой. Затем перерыв 5 или 10 минут.

И если у вас есть возможность поменять рабочий график под себя – не отказывайтесь от нее.

Оценивайте результат

Выполнили задачу – проанализируйте, что было хорошо, а что нет. Возможно, какие-то инструменты тайм-менеджмента вам не подходят. Техника «Помидор» не сделает вас продуктивным, если вам удобнее поработать полтора-два часа, а затем сделать хороший перерыв.

Обратите внимание, что мешало выполнению задачи: устали, отвлекались на почту или подпевали любимому исполнителю. В следующий раз попробуйте исключить раздражители.

Отдыхайте

Важная составляющая тайм-менеджмента – отдых. Планируйте короткие перерывы в течение дня, определите время, после которого не будете заниматься работой. Постарайтесь полноценно отдыхать в выходные и не брать работу на дом. Никто не может быть продуктивным 24/7. Нам нужно отдыхать и восполнять ресурсы. Включите в своё расписание тренировки, время с близкими и полноценный сон.

А ещё учтите, что после аврала вам понадобится больше времени на восстановление.

Не забывайте о важном

Помимо рабочих задач, проектов и карьеры, в жизни ещё много всего удивительного и прекрасного. Так ли уж нужно брать восьмой проект для престижной компании или заработать на новейший автомобиль, если это лишит вас времени с детьми и любимыми? Не забывайте, что не всё измеряется деньгами и успехом. Планируйте так, чтобы потом не жалеть, что пропустили что-то очень важное для себя.

Читайте Informburo.kz там, где удобно:

Источник: https://informburo.kz/cards/taym-menedzhment-kak-nauchitsya-upravlyat-svoim-vremenem.html

Как все успевать: учимся эффективно распоряжаться своим временем

Добрый день, уважаемые читатели! Сегодня мы поговорим о том, как все успевать и использовать свое время максимально продуктивно. Присоединяйтесь!

Время – ресурс ограниченный, именно этим определяется его ценность. От того, как хорошо человек научился распоряжаться этим ресурсом, зависит его успешность в жизни. Невозможно добиться карьерных и личностных высот, если тратить большую часть времени на безделье.

Давайте вместе разбираться в основах тайм-менеджмента. Я расскажу вам основные принципы управления временем и поделюсь полезными лайфхаками, как жить полной жизнью, не экономя секунды.

Основные принципы управления временем

Эффективный тайм-менеджмент стоит на трех китах: правильно расставленных приоритетах, разумном планировании и грамотном целеполагании.

Правильно расставляйте приоритеты

Что для вас является самым главным в жизни? Возьмите лист бумаги и проранжируйте свои ценности, начиная с самой важной. Для наглядности вот вам пример:

• здоровье и благополучие членов семьи;
• профессиональная самореализация;
• материальный достаток;
• саморазвитие;
• спорт, путешествия, хобби;
• общение с друзьями;
• творчество.

Чем больше будет пунктов, тем лучше. Старайтесь писать осознанно, вдумчиво. Вам еще придется с этим списком работать.

Когда закончите, задайте себе другой вопрос – на что вы тратите большую часть своего времени. Ответ также оформите в виде списка в порядке убывания.

Возьмите в руки оба списка и сравните их. В идеале они должны совпадать – тогда вы можете считать себя гуру тайм-менеджмента. Чем сильнее расхождение, тем хуже у вас обстоят дела с распределением времени. Но есть и хорошая новость – теперь вы видите, над чем нужно работать.

Научитесь ставить цели

Цель – рычаг, который запускает мотивацию. А мотивация, по сути – это энергия, которую выделяет мозг на реализацию этой цели. Выделяет он ее не просто так, а в надежде, что вы грамотно ей распорядитесь и преумножите.

Представьте, что вы пришли в банк просить средств на новый бизнес. Банкир не выдает деньги всем подряд, у него есть свой материальный интерес. Чтобы получить деньги, вам нужно убедить его в том, что дело перспективное и сулит прибыль, а вы человек адекватный и надежный.

Наш мозг – такой же придирчивый кредитор. Чтобы получить энергию на реализацию цели, она должна соответствовать сразу нескольким критериям:

• быть конкретной;
• быть достижимой;
• быть эмоционально окрашенной;
• не конфликтовать с основными ценностями.

Еще раз возьмите свой список с приоритетами и напишите по несколько целей к каждому пункту. Проследите, чтобы они соответствовали всем критериям, перечисленным выше. Тогда ваш внутренний банкир не поскупится.

Старайтесь, чтобы цели не были слишком растянутыми во времени и не противоречили друг другу – нельзя прийти в пункт назначения, двигаясь сразу в нескольких направлениях.

Начните планировать

Если вы еще не выработали привычку планировать, самое время заняться этим. Вам снова понадобится список ваших приоритетов. Запишите все дела на ближайшую неделю, соотнося их со своими ценностями. Чем выше ценность в списке, тем важнее относящееся к ней дело.

Теперь возьмите ежедневник и начните распределять ваши дела по дням недели. Первым делом впишите самые важные – и далее по убывающей.

Например, на следующей неделе вам нужно сходить с ребенком к стоматологу. Здоровье детей в вашем списке на верхней строчке, значит, этому делу нужно выделить время в первую очередь.

Планируйте свой день так, чтобы периоды напряженной работы чередовались минутами отдыха и расслабления. Если поначалу вы не будете успевать все делать вовремя, нужно набраться терпения и продолжать пытаться.

Спустя некоторое время вы станете более организованным и дисциплинированным и сможете привести все дела в порядок.

Как все успевать: полезные лайфхаки

Хотите научиться делать все быстро и качественно? Для этого придется искоренить некоторые привычки и выработать новые.

Просыпайтесь до 7.00

Раннее пробуждение – одна из основных привычек успешных людей. Если вы хотите пополнить их ряды, берите с них пример.

Пик продуктивности приходится на утренние часы – оставьте это время для работы. Досмотреть сны можете в обед или вечером. На свежую голову вы успеете выполнить гораздо больше дел, и будете чувствовать себя свободными задолго до окончания рабочего дня.

Поддерживайте порядок

Бардак гораздо легче предотвратить, чем устранить. Все мы знаем, как много времени и сил занимает генеральная уборка, поэтому не стоит дожидаться, когда в комнате будет завал.

Чтобы тратить как можно меньше времени на поддержание порядка, вы должны в первую очередь:

• избавиться от ненужных вещей;
• выделить каждой вещи “свое” место;
• не лениться каждый раз класть туда вещь сразу после использования;
• перестать скупать все подряд на распродажах;
• научиться рациональному потреблению.

Эти простые советы помогут вам выкроить пару-тройку часов в неделю на действительно важные дела и избавить вас от скучной рутинной работы по дому.

Выполняйте несколько однотипных дел вместе

Предположим, вам нужно каждый месяц оплачивать счета за квартиру, за газ, за аренду парковочного места, за посещение ребенком детского сада. Выберите день, когда сможете погасить все эти счета сразу, чтобы не ходить по несколько раз в банк. Даже если вы оплачиваете их онлайн, вы сможете сэкономить время, делая это в один заход.

Следуйте правилу “пяти минут”

Если у вас есть дела, выполнение которых занимает менее пяти минут, не откладывайте их в долгий ящик. Например, вам нужно записаться на прием в поликлинику. Вместо того, чтобы вносить это дело в ежедневник, позвоните сразу, как вспомнили о нем.

Не бойтесь делегировать часть дел

Этот совет особенно актуален для женщин, которые помимо работы должны успевать сделать все дела по дому и при этом умудриться не устать. Делегирование может не только сэкономить вам время, но и принести прибыль. Всем знакомо выражение “время – деньги”, давайте разберемся, как оно работает на практике.

Допустим, вам нужно собрать урожай картошки в собственном саду. Дело это, мягко говоря, не самое приятное, да еще и очень энергозатратное. Вы посчитали, что займет оно в среднем три часа, которые вы могли бы потратить на выполнение основной работы. Будем считать, что работаете вы преподавателем английского, и час занятий стоит 700 рублей.

У вас есть сосед по саду, который с удовольствием выкопает всю вашу картошку за тысячу рублей. Вы можете делегировать эту работу ему, а освободившиеся три часа занять уроками. Таким образом за это время вы заработаете 2100 рублей, а потратите всего 1000 – выгода 1100 рублей.

Научитесь говорить “нет”

Психологи советуют в первую очередь научиться отказывать самим себе. Не все желания нужно воплощать в реальность. Некоторые из них противоречат понятию пользы и эффективности.

Даже если желание приятное и полезное во всех отношениях, иногда от него приходится отказаться. Все потому, что время – ресурс ограниченный. Выполняя одно действие, мы теряем возможность выполнить другое. Именно поэтому обучение тайм-менеджменту мы начали с расставления приоритетов.

Научившись твердо отказывать самому себе, вам станет проще отказывать другим. Больше никто не сможет взгромоздиться вам на шею и своровать ваши драгоценные минуты и часы.

Посмотрите видео на эту тему.

Применяйте метод помидора

Метод этот был назван в честь кухонного таймера, выполненного в виде помидора. Он очень хорошо тренирует самодисциплину и повышает продуктивность работы. Суть его в чередовании периодов сосредоточенной работы и отдыха.

1. Разбейте свой рабочий процесс на равные отрезки времени, в течение которых вы будете выполнять поставленную задачу, не отвлекаясь ни на какие посторонние раздражители.
2. Между отрезками делайте небольшие перерывы на отдых. Например, каждые 50 минут вы можете брать паузу по 10 минут.
3. После 3-5 циклов устраивайте длительный перерыв минимум на час.

Используйте современные помощники

Сегодня существует огромное множество интернет-сервисов, упрощающих процесс управления временем. Расскажу про некоторые из них.

Программа отслеживает, на что вы тратите время, пока работаете за компьютером или пользуетесь телефоном. Очень актуальна для любителей на секундочку заглянуть в Instagram и зависнуть там на два часа.

Однако безмолвной статистикой сервис RescueTime не ограничивается. С его помощью можно установить ограничения на определенные виды активности, например, просмотр сериалов, игру в “Косынку”, посещение соцсетей. Когда вы исчерпаете временной лимит, система подаст звуковой сигнал.

Сервис основан на методике управления временем “Помидор” – мы говорили о ней выше. По сути это удобный таймер, который позволяет установить нужные вам интервалы времени для работы и отдыха. Звуковым сигналом программа обозначает время начала и окончания рабочего цикла.

Trello – система управления проектами, основанная на концепции “Точно в срок”. С ее помощью вы можете организовать управление своими задачами. Для каждой задачи создается карточка, к которой можно прикрепить чек-лист, цветовую метку, установить дедлайн. Карточки объединяются в листы, их можно перемещать.

Вы можете, к примеру, создать отдельные листы для домашних дел и для дел по работе или учебе. Так вам не придется постоянно держать ваши задачи в голове и тратить на них энергию.

Заключение

Я рассказала вам все, что знаю про эффективное управление временем, теперь дело за вами. Применяйте советы на практике, работайте над собой, и результат не заставит себя ждать. Делитесь своими успехами в х и заходите к нам еще!

Источник: https://vsvoemdome.ru/psihologiya/kak-vse-uspevat