Необходимые документы при трудоустройстве

• И даже пришел без опоздания в первый день.
• Теперь перед кадровой службой стоит задача — оформить новичка по всем правилам.
• А для этого нужно знать, какие документы при приеме на работу (тк рф) необходимы.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. 

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 577-03-76. Это быстро и бесплатно!

Скрыть содержание

Оформление на работу нового сотрудника

Как происходит оформление работника на работу?

Собственно, вся процедура очень проста, порядок оформления следующий:

• собеседование;
• принятие решения;
• запрос необходимого пакета документов;
• ознакомление с локальной документацией;
• заключение договора (гражданско-правового или трудового);
• оформление стажировки (испытательный срок).

Нет, предпоследний и последний пункты вовсе не перепутаны местами, как это может показаться поначалу. Дело в том, что, согласно положениям трудового законодательства, требовать что-то с работника (например, это касается материальной ответственности) можно только после того, как его ознакомили с местными правилами и инструкциями.

Что означает — не просто пересказали в двух словах, а предоставили бумаги для изучения и под подпись. И пренебрегать этим правилом нельзя, если руководитель не желает быть привлечен по административной, а в иных случаях — и уголовной статье. Более того, без такой процедуры невозможно будет привлечь сотрудника к материальной ответственности.

Скачать образец положения о приеме на работу можно здесь.

Требуемые документы

Их совсем немного.

Согласно ст. 65 Трудового кодекса, в список документов при приеме на работу входят: паспорт, документ, подтверждающий квалификацию (и то не всегда), СНИЛС, трудовая книжка (если кандидат ранее уже где-то работал), военный билет.

Это все. Никакие дополнительные бумаги, включая заявление о приеме на работу, ИНН, автобиографию, фото, документ о прописке (если речь идет о гражданине России) работодатель не может возводить в ранг обязательных.

И нельзя отказывать человеку в приеме на должность, если он вдруг не хочет предоставлять их. Иначе для директора это чревато статьей 5.27 КоАП РФ.

Давайте по подробнее рассмотрим необходимые документы при приеме на работу:

Паспорт

При приеме на работу работник обязан представить паспорт. Это основной документ гражданина, его требуют при приеме на любую должность — он содержит данные о человеке, месте его рождения, семейном статусе, по какому адресу он числится и прочие данные.

Входит в число обязательных документов, за исключением одного случая — если до прихода к вам кандидат еще нигде не работал. В этом случае обязанности по оформлению трудовой книжки ложатся на организацию.

Документ об образовании

Нужен ли диплом при приеме на работу? Является обязательным для тех случаев, когда должность подразумевает обладание определенными знаниями и умениями, квалификацию.

СНИЛС

1. Относится к числу обязательных — ведь без него работодатель не сможет осуществлять страховые отчисления, что является обязательным.
2. Но опять же — если он уже есть у сотрудника.
3. Если нет, то это не повод отказывать в найме — СНИЛС оформит работодатель.

Справка об отсутствии судимости

Работник должен предоставить справку об отсутствии судимости.

Она нужна, но не всегда — только при устройстве на должности в определенных сферах — это педагогическая, социальная и медицинская, а также все, что связано с работой с несовершеннолетними, их обслуживанием, социальным обеспечением (ст. 331, ст. 351.1 ТК РФ).

Это касается как государственных, так и частных учреждений. Например, это работа воспитателя в оздоровительном патриотическом лагере.

Если же выяснится, предоставляемый сотрудником документ фальшивый , это будет причиной для разрыва трудового договора (ст. 81 ТК)

В остальных случаях кадровик не вправе требовать у претендента такой документ.

Документы воинского учета

Работодатель вправе требовать военный билет при приеме на работу.

Предъявляемый документ является подтверждением возраста и воинского статуса (призыв прекращается после 27 лет), а также обязательным документом (Федеральный закон № 53-ФЗ, от 28 марта 1998 г, ст.

65 ТК). И отказ его показывать — обоснованный повод для отказа кандидату в должности. Почему? Возможен ли прием на работу без военного билета?

Дело в том, что работодатель почти всегда обязан оповещать военный комиссариат о том, что к ним поступил на работу новый кадр. При поступлении в некоторые ведомства (к примеру, полиция, ФСБ), будет учитываться годность или негодность, а также в какой физической форме находится кандидат.

Призыв — причина для «паузы» в трудовых отношениях нанимателя и сотрудника, это необходимо помнить обеим сторонам до подписания договора.

Работодатель может требовать в отдельных случаях

Медицинская книжка

Медкнижка — это обязательный документ (ст. 213 ТК и Федеральный закон № 52-ФЗ, ст. 34) для всех, кто хочет устроиться на должность, относящуюся к:

• торговле;
• продуктооборотом, хранением и транспортировкой питьевой воды;
• образовательной и воспитательной деятельности;
• коммунальным услугам.

Он необходим, чтобы работодатель удостоверился — человек, которого он подпустит в сферы особых требований, здоров и не является носителем инфекции. Медосмотр проводится накануне оформления и далее раз в установленный период. Для трудящихся, чей возраст составляет менее 21 года это — раз в год.

Справка о здоровье требуется и для несовершеннолетних соискателей.

Регистрация

Документ нужен, если на работу устраивается не гражданин РФ.

Обязательно ли инн при приеме на работу? Не обязателен. Но если наниматель все-таки настаивает, а соискатель заинтересован в этом месте, то лучше не упрямиться. Это значительно повышает шансы того, что ответ будет положительным — особенно это касается должностей в муниципальных образованиях.

Характеристика с прежнего места работы

Характеристика при приеме на работу (образец представлен ниже). Эта бумага не просто не обязательна, но кадровик даже не имеет права ее требовать. Характеристика при приеме на работу — это неприкосновенность персональной информации, которую пусть запрашивают сами, что им нужно, с прежнего места, где трудился кандидат.

И на основании полученной информации делают выводы о пригодности. Если, конечно, та сторона согласится и он сам разрешит (ст. 88 ТК) — а для этого необходима его «галочка» в соответствующей графе, означающая согласие и подпись.

Но и это еще не все. Никто не вправе обязать руководство фирм выдавать такой документ — даже если это просит сам работник, кадровая служба вправе ответить отказом.

Из этого правила есть исключение — если гражданин претендует на должность судьи (Закон РФ № 3132-1, посвященный статусу судей). В этом случае отвечающая сторона не имеет права отклонить требование в выдаче характеристике — причем, будет указан даже срок, в который нужно успеть с ответом.

Образец характеристики на прием на работу вы можете скачать тут.

Справка о зарплате с прежнего места работы

К слову сказать, это и встречается довольно редко — нужна справка о зарплате с прежнего места работы для расчета больничного ведь нужно точно просчитать, какую сумму выплатить выздоровевшему.

Но иногда эйчары ее требуют для того, чтобы бухгалтер смог рассчитать сумму подоходного налога.

А для этого нужно знать, какая зарплата была у человека с начала года. Отказать в такой справке по запросу прежние начальники не могут. Если отказывают, это верный признак того, что прежний работодатель «намудрил» с оформлением документов, а то и вовсе им не озаботился.

Анкета при приеме на работу

Закон никак не утверждает обязательность этого документа, равно как и единый его стандарт. Однако, в том, что он действительно обязателен, мало кто сомневается.

Форма утверждена для каждой организации своя, но «костяк» остается прежним — паспортные данные, фото, данные об образовании и стаже работы, личная характеристика, на какую должность человек нацелен и чего от нее хотел бы получить, чем увлекается в свободное время.

Анкета заполняется рукой кандидата перед собеседованием. Именно на стадии анкеты наниматель видит примерную картину того, что за человек перед ним — как относится к работе, какой стаж имеет, можно ли ему доверять, насколько склонен к творческим решениям, какую цену себе заявляет, насколько объективно оценивает свои особенности.

Существует три типа анкет:

• соискательская («плюсы» и «минусы» кандидата);
• для собеседования (содержит вопросы, специфические как раз для той должности, о которой идет речь);
• для трудоустройства (на стадии резюме).

Документы для оформления льгот

Справка о составе семьи

• Другие названия этой бумаги — «форма-9», «выписка из домовой книги», или просто «справка регистрации».
• Она содержит сведения о том, сколько человек прописано по конкретному данному адресу.
• Такую информацию берут из домовой книги, отсюда и название.
• В форме-9 содержится следующая информация:

• паспортные данные;
• кем приходится собственнику;
• предыдущее место прописки;
• с какого времени прописан;
• временная регистрация или постоянная;
• гражданство;
• военнообязанный или нет.

Документы о возрасте детей

Эти бумаги необходимы для того, чтобы реализовать обязанность каждого начальника — предоставление льгот соответствующим категориям граждан. Если речь идет о маме или папе ребенка -инвалида, то помимо свидетельства о рождении необходимо также предоставить соответствующий документ МСЭ, подтверждающий инвалидность.

Беременности

Эта бумага является своего рода «охранной грамотой» сотрудницы — будущей мамы. Правда, не от последствий совершенных ею на работе нарушений, если таковые имеются.

Документ требуется на случай сокращения, увольнения (которое станет невозможным — ст. 261 ТК), более легкого графика труда.

Документы подтверждающие право на доп гарантии

Некоторым сотрудникам законом предусмотрены особые гарантии (ст. 269 ТК), сверх того, что получают другие.

Так те, кто трудится в сфере особой опасности или вредности, имеют право на некоторые льготы, а также ограничения — это касается работы в ночное время, перевода на более щадящую должность, дополнительных отпусков, возможности взять перерыв, также — что касается условий для инвалидов.

К таковым относятся:

• медицинские справки для беременных сотрудниц, также МСЭ;
• документ, подтверждающий наличие детей, воспитываемых без матери;
• метрики детей;
• характеристика условий труда.

Какие документы должен оформить работодатель при приеме на работу сотрудника

При приеме на работу сотрудника оформляются следующие документы:

Трудовой договор

Прежде всего в перечень документов при приеме на работу входит трудовой договор. Также возможен договор гражданско-правового характера, что встречается все чаще и чаще — особенно если нанимателю нужно не длительное сотрудничество, а некая конечная цель услуг. В трудовом договоре указывается:

• паспортные данные нанимающегося;
• наименование должности;
• права и обязанности работника, нанимателя;
• размер заработной платы;
• условия расторжения;
• дополнительные условия (например, это касается ограниченной материальной ответственности);
• форс-мажор;
• дата, подписи.

1. Трудовой договор составляют в двух экземплярах, один остается на руках у работника.
2. Если должность предполагает полную материальную ответственность, то об этом, помимо основного документа, составляется особый договор.
3. Это не относится к директорату и главному бухгалтеру — для них существуют особые формы трудовых договоров, где такая ответственность уже прописана.

Приказ о приеме на работу

Осуществляя прием на работу, помимо трудового договора должен оформляться приказ. Он может быть оформлен в соответствии с формой Т-1 или Т-1а, а может — в свободном варианте, все зависит от порядков той или иной фирмы. Основанием для издания является подписанный трудовой контракт с нанимаемым.

В бумаге всегда должны содержаться данные:

• полное название фирмы;
• дата составления;
• номер;
• кто назначается (паспортная информация);
• наименование должности (в точности как в трудовом договоре);
• номер трудового договора;
• временные рамки: когда принят на работу и когда истечет трудовой контракт;
• отдел, подразделение;
• характер работы;
• какой оклад положен;
• подписи генерального директора и новичка.

Уведомление военкомата

Каждый раз, когда ряды организации пополняются новым членом или наоборот кто-то их покидает — об этом необходимо ставить в известность военный комиссариат. За игнорирование этого требования главе организации грозит штраф — ст. 21.4 КоАП.

• полное наименование военного комиссариата;
• полное название, телефон и адрес фирмы;
• данные работника — паспортная информация, кем трудится, отдел;
• номер воинской учетной специальности;
• номер приказа о приеме или увольнении, дата подписания;
• подпись директора и дата.

Образец сообщения в военкомат о приеме на работу скачать здесь.

Иными словами, принять нового человека в организацию — дело не такое простое, как может показаться. И здесь как нигде, важны формальности — ведь любая досадная мелочь может серьезно отравить жизнь руководству, а то и привести к закрытию фирмы.

Источник: https://moyafirma.com/shtat/hr/kadrovoe-deloproizvodstvo/priem-na-rabotu/documenty

Оформление сотрудника на работу — пошаговая инструкция

Кто вам сказал, что если заплатить налоги, то можно спать спокойно? Кто бы это ни был, этот человек вас обманул. Точнее, сказал не всю правду. Кроме уплаты налогов, у предпринимателя есть обязанности соблюдать и другие законы. Например, правильно оформлять сотрудников. В этой статье мы научим, как это сделать.

Этап первый — заявление о приеме на работу

Итак, после удачного собеседования решено брать человека на работу. Первое, что должен сделать будущий сотрудник, — написать заявление. Оно подается на имя руководителя организации. Документ пишется в свободной форме от руки. Для удобства можно распечатать готовые бланки. Текст должен быть примерно таким:

• “Генеральному директору ООО “Иванов и партнеры” Иванову Ивану Ивановичу от Петрова Петра Петровича.
• Заявление
• Прошу принять меня на работу на должность менеджера по продажам”.
• Дата, подпись.

Заявление о приеме на работу подписывается руководителем или его замами, уполномоченными нанимать сотрудников. Помимо визы директор должен указать свое согласие — написать “Не возражаю”, “Согласен” или что-то подобное.

Этап второй — медицинский осмотр

Это не для всех. Правительством Российской Федерации разработан перечень профессий, для которых медицинские осмотры обязательно.

Это работники, занятые во вредных условиях труда, врачи, вахтовые работники.

Применительно к интернет-магазину медосмотр должны проходить офисные служащие, работающие с компьюером более 50% рабочего времени и торговые работники — например, продавцы точек выдачи товара, а также курьеры.

Для прохождения медицинской комиссии вы должны выдать будущему сотруднику направление. Утвержденной формы для него нет, но есть перечень требований к этому документу. Согласно приказу Минсоцразвития № 302н в направлении должны быть указаны:

• наименование организации с указанием формы собственности (ИП или ООО);
• коды деятельности по ОКВЭД;
• наименование медучреждения, в которое направляется работник;
• ФИО работника и наименование должности;
• указание подразделения (отдел продаж, бухгалтерия и так далее);
• перечень вредных факторов.

По данным, указанным в направлении на осмотр, врачи решат, каких специалистов должен пройти соискатель и какие сдать анализы. После успешного прохождения осмотра на руки сотруднику выдается справка с заключением о пригодности к работе.

Примечание. В российском законодательстве есть понятие “Специальная оценка условий труда”.

Любой предприниматель обязан пригласить специализированную организацию для того, чтобы те исследовали все рабочие места и дали заключение о состоянии рабочих мест и специфике деятельности.

Именно на основании этого заключения решается, нужны сотрудникам медосмотры или нет.

Этап третий — приказ о приеме на работу

Работник вернулся к вам с медсправкой, подтверждающей его пригодность к работе. Теперь дело за вами. Первое, что вы должны сделать как работодатель, — издать приказ о приеме на работу. Это основной документ при трудоустройстве. На его основании заключается трудовой договор, о котором мы расскажем в свое время.

1. В приказе указывается наименование организации, ФИО руководителя, порядковый номер документа. Текст следующий:
2. “Принять на работу Иванова Ивана Ивановича на должность менеджера по продажам с такого-то числа”
3. Дата, подпись.

Работника знакомят с приказом о приеме на работу под личную подпись. Приказ регистрируется в журнале учета приказов. К нему прикладывается справка о медосмотре и заявление о приеме на работу — это будет личное дело сотрудника.

Этап четвертый — заключение трудового договора

Договор сотавляется в двух экземплярах — по одному для каждой стороны. В документе указываются базовые вещи:

• размер оплаты труда;
• должность, подразделение (например, менеджер отдела продаж);
• кому непосредственно подчиняется работник;
• испытательный срок, если он есть;
• должностные обязанности;
• прочие условия работы.

Еще один важный пункт, который обязательно нужно прописать в трудовом договоре: режим работы и отдыха. Формулировка примерно такая: “Для работника устанавливается 40-часовая рабочая неделя. Режим работы — с понедельника по пятницу, с 9:00 до 18:00. Суббота и воскресенье — выходные дни”.

Иногда трудовой распорядок указывается в инструкциях, которые работник читает после подписания трудового договора. А потом, после сдачи экзаменов, расписывается за них.

Так вот, получается, что сотрудник не ознакомлен с трудовым распорядком под роспись сразу. В нашей практике был случай, когда один из менеджеров, отработав первый день, пропал с радаров на две недели.

После чего появился, как ни в чем не бывало и был уволен за прогулы.

А потом началось самое интересное. Хитроумный сотрудник обратился в суд с исковым требованием о восстановлении в должности. В заявлении он указал, что не знал о том, что должен ходить на работу каждый день.

И при изучении документов суд не нашел ни одного опровержения его словам. Не было ни одной бумажки, в которой сотрудник расписался бы о знании режима работы. Формально его действительно не известили, что он должен работать каждый день с 9 до 18.

Соответственно, не было и прогулов, и причины для увольнения. Суд восстановил работника в должности.

Именно для того, чтобы этого не произошло, надо известить работника о режиме работы в первый же день. И лучший способ сделать это — включить данный пункт в трудовой договор.

Этап пятый — внесение записи в трудовую книжку

Если у сотрудника уже есть заполненная трудовая, нужно просто внести туда новую запись. Это делает инспектор отдела кадров или уполномоченное лицо. Это может быть сам индивидуальный предприниматель. Запись предельно проста:

“Принят на работу в ООО “ХХХ” на должность менеджера по продажам в отдел продаж с такого-то числа такого-то месяца на основании приказа № 1”.

Дата, подпись инспектора или должностного лица, печать организации. Или отдела кадров, если он у вас есть.

Это если трудовая существует. Если сотрудник устраивается на работу впервые и трудовой книжки у него нет, ее надо завести. Трудовая продается в любом книжном магазине или магазине канцелярских товаров. Сотрудник должен ее приобрести и принести вам.

А вы, в свою очередь, заполнить титульный лист. Данных там минимум — ФИО работника, его образование и профессия, дата рождения, дата заполнения книжки и подпись ответственного лица. Обычно это инспектор отдела кадров или уполномоченный работник.

В случае индивидуального предпринимателя — сам ИП.

Первая страница заполняется разборчивым почерком, без помарок и исправлений. Этот документ останется с работником на всю жизнь и понадобится при оформлении пенсии. Также на титульный лист ставится печать организации.

Уведомляем государство о статусе работодателя, начинаем платить отчисления

Для начала немного отвлечемся и порассуждаем о глобальном. В нашей стране есть пенсионное обеспечение, медицинское страхование и прочие блага от государства.

Для этого есть специальные фонды: пенсионный, фонд социального страхования и налоговая инспекция.

Именно оттуда государство берет средства на пенсии по старости, лечение и реабилитацию профзаболеваний и другие нужды.

1. Налоговая инспекция. Собирает налоги — и ваши, и ваших работяг. Вы уплачиваете налог с прибыли, сотрудники — налог на доходы физических лиц — НДФЛ. Деньги идут на содержание госаппарата, оплату труда врачей, учителей, полиции и так далее.
2. Пенсионный фонд России — ПФР. Аккумулирует деньги на выплату пенсий по старости.
3. Фонд социального страхования — ФСС. Фонд оплачивает лечение травм после несчастных случаев на производстве, профессиональных заболеваний, санаторно-курортное лечение.

В 2018 году вам нужно подать одно-единственное уведомление — в фонд социального страхования. В пенсионный и налоговую ничего сообщать не нужно: они сами все узнают из первой квартальной отчетности.

После подачи уведомлений вы начинаете платить взносы. Налоги и пенсионные отчисления платятся в ФНС, страховые взносы — в фонд социального страхования.

Поскольку пенсионные отчисления контролирует налоговая, а не пенсионный фонд, в последний о взносах нужно сообщать. Причем ежемесячно.

Оплатили страховые взносы в налоговую — подаете уведомление об уплате в ПФР. И так — каждый месяц.

Резюмируем. Для того, чтобы не было проблем с госведомствами, вы должны оплачивать страховые, пенсионный взносы и налоги на каждого работника.

Для этого нужно подать уведомление в фонд социального страхования. На это дается 30 дней после приема сотрудника на работу.

После этого делайте перечисления в налоговую и ФСС, а в пенсионный фонд носите ежемесячные отчеты об уплате взносов.

Гражданско-правовой договор

Бывает, что нужно нанять сотрудников на разовую работу. Например, в вашем офисе требуется косметический ремонт. Надо переклеить обои, покрасить стены, заменить сантехнику и плитку в уборной. Не нанимать же для этого в штат сантехников, штукатуров и маляров! Здесь на помощь придет гражданско-правовой договор.

Такое соглашение оформляется на разовые работы. Классический пример гражданско-правового договора — это договор подряда. Вы выступаете в роли заказчика, а исполнитель — в роли подрядчика. В документе прописывается вид и объем работы, сроки ее выполнения и условия оплаты.

После выполнения заказа стороны подписывают акт приемки выполненных работ и финансовые документы, после чего расстаются с миром.

Что делать, если работники нужны раз от разу?

Представим себе ситуацию. У вас есть небольшой интернет-магазин и используете единый налог на вмененный доход — ЕНВД. Налоговая декларация на этом режиме сдается раз в квартал. Но заполнять ее сами вы не хотите и не умеете — лучше нанять для этих целей квалифицированного бухгалтера.

Как и в случае с ремонтом офиса, невыгодно держать специалиста для того, чтобы он раз в 3 месяца заполнял одну единственную бумажку и относил ее в налоговую. Поэтому лучший вариант в этой ситуации — договор аутсорсинга, или заемного труда.

Выглядит это так. В некой организации трудится бухгалтер на полную ставку. Вы договариваетесь с ее руководителем о том, что раз в квартал он предоставляет бухгалтера вам — для составления и подачи отчетности. И заключаете соответствующий договор.

Это и будет договор аутсорсинга.

Горькая правда жизни вместо вывода

А теперь давайте считать. Знаете, какой штраф грозит индивидуальному предпринимателю, если он не оформляет работников как положено? От 5 тысяч рублей. Если не вдаваться в математику, то примерно столько же взносов в фонды нужно платить на каждого работника каждый месяц. И это при минимальном размере оплаты труда.

Казалось бы, предпринимателям проще оплачивать штрафы, чем законно оформлять своих сотрудников. Но это все от незнания законов. При ближайшем рассмотрении выяснится, что уплачивая все положенные взносы, вы только экономите.

Например, больничные можно оплатить не из своего кармана, а из фонда социального страхования. А за страховые отчисления вполне реально сэкономить на налогах. Мы обязательно научим вас этому в следующих статьях.

А пока — оформляйте сотрудников как положено и спите спокойно!

Источник: https://www.insales.ru/blogs/university/kak-pravilno-oformit-sotrudnika-na-rabotu

Какие документы нужны при приеме на работу (2018-2019)?

Какие документы нужны при приеме на работу, подробно рассказывается в Трудовом кодексе. В ст. 65 проводится анализ списка документов, представляемых работником в обязательном порядке в соответствии с законным требованием нанимателя, а также описываются нюансы документооборота при трудоустройстве.

• Обязательные по ТК РФ документы при приеме на работу
• Перечень дополнительных документов при приеме на работу
• Документы, необходимые при приеме на работу для реализации социальных и налоговых гарантий работника
• Список документов, издаваемых при приеме на работу
• Итоги

Обязательные по ТК РФ документы при приеме на работу

Список документов, представляемых будущим сотрудником при заключении трудового контракта, приводится в ст. 65 ТК РФ. Эти документы являются обязательными. Их можно условно разделить на 2 группы.

Первая — это документы, которые обязан представить любой работник любому работодателю.

Вторая — документы, которые должен представить работник, имеющий определенный статус, или документы, обязательно запрашиваемые нанимателем в связи с особенностями предлагаемой работы.

К первой группе относятся:

• паспорт или иное удостоверение личности;
• трудовая книжка;
• СНИЛС.

ВНИМАНИЕ! С 01.04.2019 работник может предоставить либо страховое свидетельство, либо электронный документ — подтверждение регистрации в системе персучета.

К документам, которые требует наниматель в связи с неким особым статусом работника или особенностями деятельности, относятся:

• документы воинского учета (для военнообязанных и подлежащих призыву);
• диплом, сертификат об образовании, присвоенной квалификации (для исполнителей, которым по должности необходимы специальные знания и навыки);
• справка об отсутствии судимости, уголовного производства в отношении работника по установленной форме (для привлечения к работе, исполнителями которой не могут быть граждане, имеющие судимость или прецедент уголовного преследования).

Некоторые из перечисленных позиций нуждаются в дополнительных х.

Паспорт — это основной документ, удостоверяющий личность гражданина РФ. Иным удостоверением личности, кроме паспорта, может быть:

• свидетельство о рождении — в случае оформления трудовых отношений с работником, не достигшим 14-летнего возраста;
• иностранный паспорт для работников, являющихся гражданами других государств, временно пребывающих/проживающих на территории России;
• военный билет, приписное свидетельство, паспорт моряка и пр. для лиц, связанных с военной службой;
• справка об освобождении и другие документы, оформленные органами внутренних дел РФ.

Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж работника.

Порядок заполнения трудовых книжек подробно описан в статье «Роструд разрешил «штамповать» трудовые книжки».

Трудовая книжка может не представляться совместителями (ст. 283 ТК РФ). Когда работник принимается на работу впервые и, следовательно, не имеет трудовой книжки, наниматель обязан ее оформить (ст. 65 ТК РФ).

Перечень дополнительных документов при приеме на работу

Законодатель в ст. 65 ТК РФ отмечает, что в случае определенных особенностей работы наниматель имеет право потребовать дополнительные документы от работника, однако такое требование основывается исключительно на нормативно-правовых актах Президента РФ, Правительства РФ и на федеральном законодательстве.

Перечень дополнительных документов открытый, поэтому определяющим является то, что истребование любого дополнительного документа должно иметь законное основание.

Приведем примеры дополнительных документов при приеме на работу.

При привлечении для работы в районы Крайнего Севера работодатель требует представить медицинское заключение, подтверждающее возможность работы в этой местности (ст. 324 ТК РФ).

Медицинское заключение также требуется при привлечении для выполнения работы, связанной с движением транспортных средств (ст. 328 ТК РФ).

При приеме на работу иностранца работодатель дополнительно требует представить полис ДМС, разрешение на работу (патент) для временно пребывающего, разрешение на временное проживание либо вид на жительство для временно проживающего иностранного гражданина (ст. 327.3 ТК РФ).

Нюансы оформления трудовых отношений с иностранцем см. в статье «Что нужно знать о ДМС при приеме на работу временно пребывающих в России граждан ЕАЭС».

Ст. 65 ТК РФ запрещает требовать какие-либо другие документы, за исключением описанных выше: обязательных документов при поступлении на работу и дополнительных, установленных законодательством.

Документы, необходимые при приеме на работу для реализации социальных и налоговых гарантий работника

Налоговое законодательство предоставляет работникам льготы по уплате НДФЛ в виде налоговых вычетов, гарантирует оплату социальных пособий. Также дополнительными льготами в соответствии с трудовым законодательством пользуются некоторые категории работников: многодетные родители, инвалиды, доноры, обладатели ученой степени (звания) и др.

Для того чтобы в полной мере реализовать указанные льготы и гарантии на новом месте работы, работник представляет нанимателю документы, которые не указаны законодательством ни в качестве обязательных, ни в качестве дополнительных. Это могут быть:

• справка о доходах 2-НДФЛ с прошлого места работы;
• справка о сумме заработной платы за 2 календарных года для расчета пособий;
• документы, подтверждающие состав семьи;
• другие документы, подтверждающие статус гражданина, позволяющий использовать льготу.

Перечисленные документы представляются работником нанимателю в добровольном порядке. Оформление и выплата налоговых вычетов и социальных пособий осуществляется работодателем исключительно по заявлению работника на основе перечисленных выше документов.

Список документов, издаваемых при приеме на работу

Прием на работу предполагает выпуск кадровой службой работодателя установленных документов для формирования личного дела нового сотрудника и обеспечения кадрового учета работодателя.

К таким документам относятся:

• трудовой договор;
• приказ о приеме на работу;
• личная карточка работника.

Формы указанных документов унифицированы и утверждены постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1.

Подробнее см. в материале «Кадровые документы, которые должны быть в организации».

Итоги

Документы при поступлении на работу в соответствии с ТК РФ представляются работником по законному требованию нанимателя согласно установленному перечню.

Работодатель, имея специальные требования к работнику или предлагая специфическую работу, может требовать представления дополнительных документов, однако такое требование должно соответствовать федеральному законодательству, НПА Президента РФ, Правительства РФ.

Трудовым законодательством воспрещается требовать от работника представления каких-либо других дополнительных документов, кроме указанных.

Если у вас остались нерешенные вопросы, ответы на них вы можете найти в КонсультантПлюс. Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Источник: https://nalog-nalog.ru/priem_na_rabotu_i_perevody/kakie_dokumenty_nuzhny_pri_prieme_na_rabotu/

Документы при приеме на работу: перечень необходимых по ТК РФ, какие кадровые документы не требуются для оформления и какие нужны обязательно

Список

Оформление на работу происходит на основании целого перечня бумаг, которые требуется принести в отдел кадров. Что именно может понадобиться, зависит от множества факторов:

• является ли будущий работник гражданином РФ, или он иностранец;
• достигли совершеннолетия;
• предполагают ли будущие должностные обязанности выполнение работы, требующей специальной квалификации, подтвержденной дипломом или сертификатами, и так далее.

Эти и множество других параметров являются определяющими в вопросах полного перечня всего, что может потребовать будущий работодатель. Существует список документов, которые обязательно надо взять с собой, направляясь в отдел персонала.

Обязательные

Статья 65 ТК РФ и разъясняет, которые документы являются необходимыми для предъявления при оформлении приема на работу:

Документ, удостоверяющий личность

Обычно это гражданский паспорт РФ, но в случае его временного отсутствия можно показать другой документ с фото, где имеется следующая информация о предъявителе:

• фамилия, имя, отчество;
• пол;
• дата и место рождения.

Молодые люди, достигшие 14 летнего возраста, которые еще не оформили гражданский паспорт, но хотят работать, могут удостоверить свою личность, предъявив свидетельство о рождении.

Трудовая книжка

Она содержит информацию о том, когда, где и кем работал человек. Этого документа может не оказаться у будущего сотрудника, если он:

• трудоустраивается впервые в жизни;
• утерял свою трудовую книжку.

Если рассматривается вопрос о приеме на работу по совместительству, достаточно принести заверенную копию трудовой книжки с предприятия, которое является местом основной работы.

Отказывать человеку в трудоустройстве из-за того, что у него нет трудовой книжки – незаконно, тем более, что обязанность по ее оформлению законодательно закреплена за работодателем.

Страховое свидетельство ПФР

Это ламинированная карточка зеленого цвета с номером индивидуального лицевого счета, куда работодатель будет отчислять взносы для будущей пенсии работника.

Такой документ на каждого гражданина, работающего по трудовому договору, оформляют работники отдела кадров или бухгалтерии.

Устраиваясь на первую в своей жизни, работу, человек может не иметь страхового свидетельства ПФР, но это не должно помешать заключению с ним трудового договора.

Военный билет или приписное свидетельство

Обязаны предоставлять все лица мужского пола, достигшие призывного возраста, отслужившие, или только подлежащие призыву на военную службу.

Дополнительные

Кроме того, что перечислено выше, работодатель вправе потребовать другие документы.

Диплом или иной документ, подтверждающий наличие профессии

Это вполне законно и справедливо, если работник принимается на должность, которая предполагает определенные знания и умения. Например, при трудоустройстве врачей, учителей, водителей.

Если же будущая работа не требует специальной подготовки, то работодатель не вправе требовать диплом. Например, обязанности курьера не предполагают наличия специального образования. Соответственно, принимая человека на эту должность, требовать у него документ или сертификат – противозаконно. При этом, у электрика должны быть необходимые допуски и удостоверения.

Медицинскую (санитарную) книжку

Она обязательна для тех, кто работает:

• в сфере общественного питания;
• в больницах и поликлиниках;
• в воспитательных, образовательных учреждениях и так далее.

Не все, кто трудится в сферах, предполагающих наличие медицинской книжки, обязаны ее иметь. Например, больничному садовнику или охраннику детского сада разрешается работать, не имея санитарной книжки.

Свидетельство ИНН

Этот документ не обязателен для заключения трудового договора. Но работодатель может спросить о его наличии. Предъявлять или нет – работник решает сам.

Характеристика с прежнего места работы

В некоторых случаях ее просят предоставить в качестве подтверждения профессиональной репутации и уровня компетенций. Наличие такой характеристики желательно, так как может расширить карьерные возможности работника.

Загранпаспорт

Если работа предполагает заграничные командировки, то работодатель может поинтересоваться наличием у будущего сотрудника загранпаспорта, что закономерно. В связи с этим важно знать, что работодатель не вправе требовать сдачи паспорта для хранения по месту работы, это противозаконно.

Свидетельство о браке, свидетельства о рождении детей

Закон не обязывает предъявлять их работодателю. Но они важны с точки зрения:

• льгот и компенсаций, предоставляемых по месту работы (налоговых льгот, права на неполный рабочий день, дополнительный отпуск и другие);
• оценки возможностей потенциального сотрудника (сможет ли работать сверхурочно, ездить в командировки);
• карьерных планов (семейные люди хотят больше зарабатывать, поэтому лучше работают и стремятся к повышению);
• оценки временных перспектив сотрудничества (замужняя женщина может скоро уйти в декретный отпуск, а молодая мама будет часто пребывать на больничном с детьми и, скорее всего, долго не проработает);
• предоставления корпоративных бонусов (подарки детям к 1 сентября, билеты на новогодние спектакли) и так далее.

Говоря об обязательных документах, которые нужны для приема на работу, важно понимать, что:

• помимо общих правил, такой перечень определяется особенностями конкретной должности;
• среди обязательных есть документы, о наличии которых на момент приема на работу должен позаботиться будущий работник;
• обязанности по оформлению некоторых необходимых, но отсутствующих на момент трудоустройства работника, документов, законодательно возложены на работодателя.

Куда и в какие сроки подается заявление

Заявление о регистрации бракосочетания подается в органы ЗАГСА. Выбрать можно любое отделение независимо от места регистрации будущих супругов.

Срок, который должен пройти с момента подачи заявления до регистрации брака составляет 1 месяц. Но этот срок может быть изменен в соответствии со статьей 11 СК РФ:

• Если у будущих супругов есть уважительные причины, то срок может быть сокращен, либо продлен, но не больше чем еще на 1 месяц. В СК РФ конкретный перечень таких причин не указан. Уважительными причинами считается: отправка одного из будущих супругов к месту прохождения службы, краткосрочное увольнение военнослужащего, граждане уже находятся в фактических брачных отношениях и т.д.
• При наличии особых обстоятельств брак регистрируют сразу в день подачи заявления. К ним относят: ожидание или рождение ребенка, угроза жизни и т.д.
• Все особые случаи и уважительные причины должны быть подтверждены документально.

Перед подачей заявления также необходимо уточнить график работы выбранного ЗАГСа, и узнать дни, когда он принимает заявления.

Например, Московские ЗАГСы принимают документы со вторника по субботу, с 9-00 до 18-00 часов (обеденный перерыв с 14-00 до 15-00), регистрация также происходит в эти дни.

В других городах уже может быть другой график. В Смоленске заявление можно подать с понедельника по четверг, а расписаться с понедельника по субботу включительно.

Оформление трудоустройства невозможно

Нельзя оформить работника на работу:

• при отсутствии документа, удостоверяющего личность;
• если нет диплома, подтверждающего специальность (профессию) и квалификацию, при условии, что в ином случае выполнение должностных обязанностей невозможно;
• когда не оформлена медицинская книжка, а ее наличие, с учетом особенностей работы, обязательно;
• при отсутствии документа воинского учета (для лиц призывного возраста).

Но самым главным документом, являющимся основанием для оформления приема на работу и непосредственного допуска к исполнению должностных обязанностей, является трудовой договор.

Именно он придает человеку статус работника и делает возможной его трудовую деятельность в конкретной организации (на предприятии).

Документы для госслужащих

Существуют некоторые нюансы при приеме на государственную службу.

Учтите! При оформлении подписывается не трудовой, а служебный договор, который составляется на основании предоставленных документов:

• Анкета установленного образца,
• Паспорт гражданина РФ (другие документы, служащие для подтверждения личности, не принимаются),
• Оригинал трудовой книжки,
• СНИЛС,
• ИНН,
• Военный билет,
• Диплом об образовании,
• Справка о доходах.

Оригиналы или копии

Обязанность предъявить документы вовсе не означает, что все их необходимо оставить в отделе кадров на время работы в организации. Большая часть вернется на руки владельцу, а у кадровиков останутся копии или выписки. Некоторые придется оставить в отделе кадрового учета на время работы, а иные – на совсем.

Что хранится у работодателя

Одним из самых главных документов работника является его трудовая книжка. Она отдается кадровику для хранения на весь срок работы в данной организации, и забрать ее можно только при увольнении.

Другими документами, оригиналы которых придется отдать, являются бухгалтерские справки с прежнего места работы, содержащие информацию об удержании подоходного налога и о размере заработка, который учитывается при оплате «больничного».

Такие справки обычно оставляются в отделе кадров для последующей их передачи в бухгалтерский отдел, либо напрямую отдаются бухгалтеру по заработной плате. Если информация, содержащаяся в них, учитывалась при начислениях в период работы в организации, то справки остаются на предприятии, и забрать их при увольнении нельзя.

Как проходит регистрация брака?

В назначенное время молодожёны прибывают в ЗАГС, причём обязательно должны лично присутствовать и жених, и невеста. В случае, если присутствие одного лица не возможно по уважительным причинам (например, серьёзное заболевание), оформление брака возможно в другом месте.

К примеру, для регистрации брака с осужденным, должностное лицо ЗАГСа приглашается в помещение, которое предоставит начальник места лишения свободы, предварительно согласовав его с руководством ЗАГСа.

После церемонии бракосочетания, сотрудник органа регистрации актов гражданского состояния регистрирует брак, внося его в государственный реестр. Новоиспечённым супругам на руки выдают свидетельство о заключении брака и возвращают паспорта с поставленными печатями.

Команда портала svadbagolik.ru уверена, что ваша свадьба пройдёт на ура! От вашей пары требуется лишь уверенность в своём решении и искренне желание создать новую счастливую семью!

Где хранятся

Все, что работник приносит кадровикам при трудоустройстве, хранится в личном деле (например, копии удостоверений и дипломов) или в специальных сейфах и шкафах (трудовая книжка).

Трудовые книжки относятся к документам строгой отчетности, которые должны храниться в сейфах и металлических шкафах. Это следует из пункта 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек, а также п. 6.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР 29.07.1983 N 105).

Что касается использования подлинников и их копий, то они являются источниками персональных данных, которые нужны для осуществления кадрового и бухгалтерского учета в организации. Это происходит при:

• оформлении приема на работу, переводов, отпусков и увольнения;
• начислении и выплате заработной платы, отпускных и окончательного расчета при увольнении;
• оформлении налоговой отчетности;
• отчислении взносов в Пенсионный фонд, и в других случаях.

Трудовые книжки используются для:

• внесения в них записей о приеме на работу, переводах с одной должности на другую, увольнении;
• подсчета страхового стажа для начисления пособия по «больничному листу»;
• подсчета других видов стажа (общего, льготного);
• для записей о благодарностях, врученных премиях и ценных подарках в период работы на предприятии.

Примечательно, что записи о наложении взысканий в трудовую книжку не вносятся.

Способы подачи заявления

Подать заявление можно не только явившись лично, но и по интернету.

Личное посещение ЗАГСА

Личное посещение подразумевает собой, что оба гражданина являются в выбранный ЗАГС, предъявляют необходимые документы и заполняют заявление.

Работники ЗАГСов утверждают, что женщины нашей страны все чаще не хотят брать фамилию мужа, предпочитая оставить свою, девичью. Информацию, какие документы нужны для смены паспорта после замужества вы можете найти здесь.

Подача через портал ЕПГУ

Можно подать заявление о регистрации бракосочетания через ЕГПУ – единый портал Госуслуг.

Это можно сделать следующим образом:

1. Зарегистрироваться на портале Госуслуг, причем это нужно сделать обоим гражданам;
2. Зайти в личный кабинет одного из будущих супругов и выбрать ;
3. Заполнить часть анкеты и переслать ее второму лицу, который также должен внести свои данные;
4. После этого в течение 5 дней должен прийти ответ. Он будет содержать отказ, в случае если заявление содержит ошибки или приглашение явится в ЗАГС с подлинниками документов.

Обратите внимание: Если заявление было заполнено без ошибок и не было выявлено причин, препятствующих заключению брака — для жителей Москвы и Санкт-Петербурга нет необходимости являться в ЗАГС с подлинниками. Вы также можете узнать, какие документы нужны для развода супругов.

Опись

Если на предприятии ведутся личные дела сотрудников, то они содержат опись всех документов в папке, а значит и тех, что имелись на момент приема на работу.

Трудовые книжки в безусловном порядке регистрируются в Книге учета трудовых книжек и вкладышей в них, а передаваемые в бухгалтерию справки записываются в специальные журналы. То есть, шансы утери документов на предприятии ничтожно малы, и работнику нет необходимости составлять собственную опись документов.

Работнику стоит подстраховаться, когда имеются документы, дающие право на льготы по месту работы. Как правило, это свидетельства или удостоверения, которые необходимо принести в отдел кадров.

Ознакомившись с ними, кадровики снимают копию, а оригинал возвращают. В этом случае стоит попросить сделать еще одну копию, для себя, на которой кадровик расписался бы и указал дату.

Это важно, ведь обязанность предоставление льгот возникает у работодателя с момента ознакомления с документами.

При приеме на работу иностранца

Гражданин другого государства, желающий начать работать в России, должен получить соответствующее разрешение или патент. Выдаются они специальным подразделением МВД РФ, ведающим вопросами миграции.

Документ о праве на работу выдается применительно к одному субъекту Федерации. Если гражданин переезжает в другой регион, право на трудовую деятельность придется подтверждать вновь. Следует действовать в соответствии с Федеральным законом «О правовом положении иностранных граждан» № 115-ФЗ от 25.07.2002 г.

При трудоустройстве в России гражданин другого государства должен представить:

  Все, что нужно знать о межевании дачного участка в 2020 году

• подтверждающий личность документ (паспорт или его замену),
• миграционную карту,
• если уже имеется – трудовую книжку. При первичном трудоустройстве ее оформит кадровик компании,
• документ о наличии образования или специальных навыков,
• карточку страхования.

Трудовой договор с иностранным гражданином.

Источник: https://bogunskaia.ru/zhile/dokumenty-pri-prieme-na-rabotu.html

Документы при устройстве на работу по Трудовому кодексу РФ в Москве

 Согласно положениям действующего законодательства, при приеме сотрудников на работу, работодатель имеет право и обязан требовать положенные документы. Некоторые из них обязательны и необходимы для трудоустройства в любую компанию и на любую должность.

Остальные документы сверх этого предоставлять не обязательно, но в конкретной организации могут их потребовать, в зависимости от рода занятий. 

Трудовой кодекс РФ определяет, какие документы для устройства на работу необходимо предоставить в обязательном порядке:

• документ, который подтверждает личность – в большинстве случаев это паспорт гражданина РФ, однако, если лицо проживает за границей, можно предъявить и заграничный паспорт;
• трудовая книжка;
• свидетельство о страховании (СНИЛС);
• документация, которая подтверждает квалификационный уровень (если необходимо), или разрешение на выполнение конкретных видов работ.

 В трудовой книжке нет необходимости в двух случаях – если сотрудник заключает трудовой контракт впервые (СНИЛС также оформляет работодатель) или он работает по совместительству. Если же этого документа нет на руках, возможна подача заявления на предприятие о восстановлении трудовой книжки – тогда на его имя оформляется новый документ.

 В дополнительный список документов для устройства на работу могут входить и другие. Например, военный билет. В соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ он является обязательным документом в случае приема военнообязанных на работу (к данной категории относится 90% мужчин возрастом 18-27 лет).

Также некоторые женщины могут иметь Военно-учетную специальность, поэтому тоже подлежат призыву в случае военных действий (актуально, к примеру, для медицинских работников).

Для граждан, которые хотят работать в педагогике, дополнительно необходимо подать справку об отсутствии судимости. Она же фигурирует в списке требований при приеме на службу в государственных органах или другие виды работ, которые по закону требуют отсутствия судимости.

Если работник планирует осуществлять свою деятельность в пищевой промышленности, продавать продукты питания или работать на других подобных должностях, документы, предъявляемые при устройстве на работу, должны включать еще и санитарную книжку, которая отдельно оформляется в отделении Роспотребнадзора.

Кроме того, некоторые виды работ могут потребовать предоставления медицинской справки установленного образца. Без нее сотрудник не может быть допущен к выполнению профессиональных обязанностей.

Трудовые договора заключаются и с гражданами, которые не достигли 18-летнего возраста, однако на это законодатель установил ряд ограничений:

• граждане возрастом до 16 лет могут осуществлять трудовую деятельность только с согласия одного из родителей или опекунов – соответственно, это согласие обязательно предоставляется в письменном виде и прикладывается к перечню основных документов;
• несовершеннолетним необходимо пройти медицинский осмотр, а его результаты приобщают к общим документам.

Отсутствие указанных справок и заключений при трудоустройстве несовершеннолетнего означает незаконность действия, поэтому работодатель привлекается к административной ответственности. Кроме того, он же возмещает вред здоровью несовершеннолетнего, полученный во время работы.

Статья 65 Трудового кодекса РФ четко очерчивает перечень документации, которая требуется при трудоустройстве, поэтому работодатель не вправе требовать от работника ничего более. Но практический опыт показывает, что это условие часто нарушается, а каждый второй руководитель самостоятельно определяет список и количество справок.

Как правило, в ряде случаев требуют свидетельство о присвоении ИНН – работник не обязан его предъявлять, поскольку требуемую информацию работодатель получит в налоговой службе. Но все же рекомендуется иметь свидетельство при себе: хоть оно и не нужно, подача будет жестом доброй воли и лояльности работника.     

Однако требования подтверждения прописки незаконно, поскольку представляет собой дискриминацию по месту жительства. Обратившись в Компанию «Правовое решение», Вы будете уверенны, что все права будут соблюдены в полной мере.

Мы предоставим профессиональные консультации и помощь в правильном оформлении документации, поможем собрать ее. Также защитим права работодателей.

Задайте вопрос нашему специалисту

Воронин Сергей Анатольевич

Профессионал с положительной практикой решениясложных проблем, награжден золотым знаком адвоката.

Источник: https://lawr.ru/services/oformlenie-dokumentov/oformlenie-dokumentov/dokumenty-pri-ustrojstve-na-rabotu