Пример делового письма

В этой статье представлены примеры фраз делового письма для его быстрого составления. Или деловой словарик с полезными фразами поможет вам  освоить навыки составления письма.

Общая особенность языка деловых писем — это соблюдение не только этики общения. Но и употребление в письме клишированных слов и оборотов. Каждый вид деловых писем идентичен по способу составления текста и содержит стандартные речевые обороты.В зависимости от того, какой вид письма необходимо написать используются однотипные повторяющиеся слова и фразы.

Чтобы написать письмо надо всего лишь знать часто используемые слова и обороты, подходящие для конкретной цели письма. Например, в письме просьбе часто используются слова «просим», «прошу Вас сообщить». Если это сопроводительное письмо, то употребляются слова «направляем Вам пакет оригиналов счет-фактур», «прилагаем к письму опись имущества».

статьи Особенности языка деловых писем  , а также вышла новая полезная статья ОСОБЕННОСТИ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА: ТОП 4 ОБЯЗАТЕЛЬНЫХ УСЛОВИЯ, КАСАЮЩИЕСЯ ЯЗЫКА ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ. ПОЧЕМУ В ДЕЛОВЫХ ПИСЬМАХ ВАЖНО СОБЛЮДАТЬ ЯЗЫК ДЕЛОВОГО ПИСЬМА?Вот примеры фраз делового письма, которые рекомендуется запомнить.

Или деловой словарик, чтобы легче и быстрее составить деловое письмо:

Речевые конструкции, встречающиеся в письмах-ответах:

«В ответ на Ваше письмо сообщаем …», «Согласно Вашему запросу …», «Исходя из Вашего письма …», «В соответствии с постановлением …», «Благодарим Вас за предложение о …», «Благодарим Вас за многолетнее сотрудничество с нами. Вы были правы …», «Приносим извинения за временные неудобства.

Мы не можем точно ответить, когда на сайте будет размещена Ваша информация …», «Приношу свои извинения, если наше обслуживание (наши услуги) не оправдало(-ли) Ваших ожиданий …», «Товар прибыл в хорошем состоянии …», «Приносим извинения за ….

», «Позвольте нам извиниться за …», «Мы получили …», «Подтверждаем», «Основываясь на событиях, которые Вы описываете …», «Мы делаем всё возможное (всё, что в наших силах), чтобы убедиться, что данная проблема устранена», «По вопросу переноса экзаменов на другую дату, сообщаем, что Вы вправе решать этот вопрос по Вашему усмотрению.

», «Настоящим сообщаем, что согласны принять Ваше предложение. Просим Вас отправить проект соглашения о сотрудничестве.» и т.д.

  • Речевые конструкции, встречающиеся в письмах-напоминаниях:
  • «Напоминаем Вам, что …», «… в соответствии с … Вы должны…», «… срок предоставления отчётности истекает…», «Ваш филиал до сих пор не представил …» «Настоящим напоминаем, что Вам необходимо оплатить счет».
  • Речевые конструкции, встречающиеся в письмах-подтверждениях:

Подтверждаем …,  АО «Т» подтверждает …, «Настоящим подтверждаем получение денег в размере 12000 рублей …», Подтверждаем получение документов …, Принимаем Ваши условия по сотрудничеству …, Подтверждаем получение Вашего письма от …, АО «Банк С» подтверждает свой запрос о…, Сообщаем Вам о подтвержднии оплаты за услуги…, Претензий не имеем, Подтверждаем получение Вашего заказа, Настоящим сообщаем, что Ваш заказ принят, Подтверждаем оплату за товар и т.п.

Примеры фраз для писем поздравлений:

«ТОО «НГ» выражает Вам искреннее уважение и поздравляет Вас с…», «Искренне желаем Вам и всем сотрудникам Вашей компании благополучия и успехов во всех делах и начинаниях.

», «Выражаем Вам глубочайшее уважение и поздравляем Вас с… «, «Сердечно поздравляем Вас с Новым 2019-ым годом! Выражаем Вам искреннюю благодарность за плодотворную совместную работу и за приятное профессиональное общение.

», «ТОО «НГ» искренне благодарит Вас за поздравление с Новым годом и Рождеством! Мы искренне признательны Вам за добрые слова и теплые пожелания. Мы также от всего сердца поздравляем Вас с Новым 2019-ым годом и Рождеством! Благодарим Вас за лояльность к нашей компании на протяжении многих лет…».

Примеры фраз для письма просьбы:

«Прошу Вас организовать срочную доставку товара…», «С учетом изложенного прошу Вас предоставить ответ…», » Прошу Вас предоставить мне …», «С учетом изложенного, а также принимая во внимание, что ТОО «Sin» отказывается от поставки товара, ИП Зей просит …», «На основании изложенного просим Вас разрешить въезд автомобилей…»,  «Я, Клесов Павел Николаевич, прошу Вас о следующем…», «По нашей устной договоренности прошу Вас произвести ремонт…», «Искренне просим Вас оказать нашему фонду посильную денежную помощь…», «В этой связи, просим Вас произвести 100% оплату поставленного по Договору товара…», «Просим Вас пересмотреть организацию школьного питания…», » В связи с неотложностью решения наших вопросов убедительно просим Вас …» «Просим Вас забронировать два теннисных стола …. Будем рады получить от Вас подтверждение о бронировании» и другие.

  1. Примеры фраз для благодарственных писем:
  2. «АО «М» выражает Вам уважение и сердечно благодарит Вас за …», «Выражаем Вам признательность и искреннюю благодарность …», «В связи с этим, наша компания обязана поблагодарить весь Ваш коллектив …», «АО «М» спешит поблагодарить Вас за поздравление с праздником …», «Выражаю Вам огромную благодарность за многолетний добросовестный труд …», «Выражаем признательность и благодарность АО «М» за качественную и своевременную поставку …» и другие.
  3. Фразы, используемые в письмах приглашениях:
  4. «ООО «Альфа» приглашает Вас принять участие в …», «Выражаем Вам искреннее уважение и приглашаем Вас …», «ООО «Альфа» искренне благодарит Вас за многолетнее сотрудничество с нашей компанией и приглашает Вас посетить выставку …», «Будем рады Вашему участию на конференции …», «Ждем Вас на выставке 25 декабря 2018 года в 12:00 по адресу …» и прочие слова и фразы.
  5. Фразы, используемые в коммерческих предложениях:

«Представляем Вашему вниманию уникальное предложение …», «Предлагаем Вам уникальное предложение …», «Предлагаем Вам встретиться и обсудить условия договора …», «ТОО «Бизнес Этикет» предлагает Вам оказание услуг по обучению персонала Банка корпоративной этике …», «В случае возникновения вопросов Вы можете связаться с нами по телефону 7ХХХХХХХХХХХ0», и т.д.

Слова и фразы, часто используемые в гарантийных письмах:

«ТОО «С» гарантирует своевременную оплату по выставленному Вами счету …», «Настоящим гарантируем замену бракованного товара …», «Подтверждаем и гарантируем отгрузку продукции 12.12.2018 года ….» и т.д.»

Фразы, используемые в письмах уведомлениях:

«Настоящим письмом уведомляем Вас о …», «Информируем Вас о смене Генерального Директора ТОО «П» …», «АО «М» сообщает Вам об изменении юридического адреса …», «В связи с окончанием срока действия Договора  сотрудничества информируем Вас о прекращении дальнейшего сотрудничества …», «Настоящим уведомляем Вас о …», «Настоящим письмом сообщаем Вам о смене юридического адреса …»  и т.д.

  • Фразы, используемые в сопроводительных письмах: 
  • Настоящим направляем Вам пакет документов …», «Прошу Вас рассмотреть мое резюме на вакансию бухгалтера …», «Ознакомившись с информацией на Вашем сайте, я узнал, что … В связи с этим предлагаю рассмотреть свою кандидатуру …», «Прилагаемое резюме даст представление о моем опыте …», «Буду рад получить от Вас приглашение на собеседование …», «Благодарю за внимание к моей кандидатуре и надеюсь на …».
  • Фразы, используемые в письмах заявлениях:
  • «В связи с появлением в средствах массовой информации сведений о якобы имеющих место…», «Учитывая характер сложившихся взаимоотношений между нашими организациями…», «Поскольку предпринятые ранее нашей компанией усилия не возымели должного действия…», «Исходя из долговременных интересов корпорации…», «Сознавая свою ответственность перед нашими деловыми партнерами…», «Руководствуясь высшими целями… …официально заявляю (заявляем) следующее…», «…считаем своим долгом открыто и недвусмысленно заявить…», «…уполномочен (уполномочены) заявить…», «…исходим из необходимости решительно заявить о… …намерении руководства…, …планах предприятия…, …стремлении нашей организации…, …желании дирекции учреждения…», «…это побуждает меня (нас) обратиться к широкой общественности со следующим заявлением…», «…имею (имеем) честь сделать следующее заявление…», «…относительно …», «…в связи с …», «…касающееся …», «…по поводу …», «…в этой ситуации нам не остается ничего иного, кроме как еще раз публично заявить о…», «…настоящее заявление отражает точку зрения всего коллектива предприятия…».

Пример делового письма Пример делового письма Пример делового письма Пример делового письма Пример делового письма Пример делового письма Пример делового письма Пример делового письма Пример делового письма Пример делового письма

Источник: https://delovoe-pismo.com/primery-phraz-delovogo-pisma-delovoy-slovarik/

Деловое письмо: виды, правила составления, образец и пример

Пример делового письма

Здравствуйте! В этой статье мы расскажем о деловых письмах.

Сегодня вы узнаете:

  1. Почему деловая переписка не потеряла своей актуальности;
  2. Какие бывают деловые письма и как они оформляются;
  3. Как правильно написать деловое письмо.

Сейчас за нашими окнами – время высоких технологий и интернета. Но деловая переписка не потеряла своей важности и актуальности, просто перешла на другие носители. Почему деловые письма важно уметь составлять и оформлять, поговорим сегодня.

Зачем нужна деловая переписка

Прежде всего, это возможность обмениваться мнениями, предложениями и мыслями с сотрудниками либо партнерами по бизнесу. С помощью переписки излагают претензии, просьбы, выясняют недопонимания между компаниями.

Деловая переписка является одной из разновидностей официальной.

Отличия деловых писем от других

Основные отличия состоят в следующем:

  • Стилистика изложения;
  • Лексика, не допускающая яркого выражения эмоций;
  • Оформляется на официальном бланке компании;
  • Шрифт не слишком мелкий, но и не крупный, при этом одинаковый по всему тексту;
  • Редко занимают объем более 1 страницы;
  • Наличие строгой служебной субординации.

Виды деловых писем

Все деловые письма можно условно разделить на несколько групп. Мы остановимся подробнее на каждой и дадим краткую характеристику.

Письма, отвечать на которые не нужно.

  • Гарантийное письмо;
  • Сопроводительное;
  • Информационное;
  • Письмо-уведомление;
  • Письмо-предупреждение;
  • Письмо-напоминание.

Письма, на которые нужен ответ.

  • Обращение;
  • Предложение;
  • Запрос;
  • Требование;
  • Прошение.

Некоммерческие письма.

  • Письмо-приглашение;
  • Письма с выражением соболезнования;
  • Письма с выражением благодарности;
  • Письма с информированием о чем-либо;
  • Письма, в которых содержатся рекомендации;
  • Гарантийные письма;
  • Письма, подтверждающие, что товар получен, услуга оказана и так далее;
  • Письма с поздравлениями по разным поводам;
  • Письмо-просьба;
  • Письма с инструкциями;
  • Сопроводительные письма.
  • Письма коммерческой направленности.
  • Обычно их используют перед тем, как заключить соглашение, а также во время действия договора.
  • К ним относятся:
  • Письма с ответами на запросы;
  • Непосредственно запрос;
  • Оферта – письмо, в котором предлагается совершить сделку или заключить договор;
  • Претензия;
  • Напоминание;
  • Письмо, в котором содержится предупреждение о прекращении договоренностей либо о необходимости выполнения обязательств и т. д.

Если говорить о классификации по структуре, то бывает 2 вида деловых писем:

  • Содержащие текст автора и написанные в свободной форме;
  • Составленные по строгому образцу.

По адресатам.

  • Циркуляр – письмо, которое направляется нескольким адресатам;
  • Обычное – отправляется одному адресату от имени одного человека;
  • Коллективное – отправляется одному адресату, но от нескольких лиц.

Также письма разделяют по форме, в которой они были отправлены:

  • Отправленные в виде факсового сообщения;
  • Отосланные по электронной почте;
  • Те, что отправлены в обычных конвертах.

Есть виды писем, которые из этических соображений должны быть написаны от руки, а не напечатаны. Это касается соболезнований и поздравлений.

Секреты правильного оформления

Текст письма делится на вводную, основную часть и заключительную. Они друг с другом связаны логически. В состав вводной части включают те обстоятельства, которые повлекли за собой создание письма, а основная часть представляет собой само содержание. В заключительной части подводятся итоги, которые выражают просьбу, отказ и прочее.

Читайте также:  Пункт выдачи заказов в интернет магазинах

Вообще, деловую переписку со всей ответственностью можно назвать искусством, потому что вести ее правильно, с соблюдением всех требований, нужно учиться. Ведь чаще всего мы думаем только о том, чтобы информация была изложена четко, а про то, что письмо можно считать лицом компании, забываем.

  1. Стилистика.
  2. Каждое письмо выдерживается в строгом деловом стиле, используются средства речи, характерные для официальных документов.
  3. Требования к изложению информации.
  4. Вся информация, которая содержится в письме, излагается следующим образом:
  • Адресно, предназначается конкретному лицу;
  • На дату написания вся информация должна быть актуальна;
  • Достоверно;
  • Беспристрастно;
  • Аргументировано;
  • Максимально полно, для того чтобы основываясь на ней можно было принять решение.
  • Бланк.
  • Прежде всего письмо оформляют на бланке, который является для компании фирменным.
  • Далее, рассмотрим основные требования:
  • Для написания делового письма используются листы формата А4;
  • Левое поле бланка должно быть не менее, чем 3 см, так как через какое-то время они будут отправлены в подшивку;
  • Указывается название компании, юридический и фактический ее адрес, адрес электронной почты;
  • Лучше использовать стандартный шрифт Times New Roman, размера 12. Он является самым оптимальным и хорошо воспринимается при чтении;
  • Разрешается оформление деловых писем без использования фирменного бланка, тогда нужно информацию из бланка все-таки привести.

Если в письме идет речь о крупных сделках, связанных с финансами либо конфиденциальная информация другого характера, отправлять такие письма по факсу или в электронном виде не рекомендуется. Лучше по старинке, в обычном бумажном конверте.

Нумерация.

Если письмо состоит из нескольких страниц, то нумеруют их, начиная со второй. Номера проставляются вверху посередине арабскими цифрами. Никаких точек рядом с номером не ставят.

Деление на части.

Под этим подразумевается разделение письма на абзацы. Текст не должен идти сплошным потоком, так он просто не будет восприниматься. Благодаря делению на абзацы видно, где заканчивается одна мысль и начинается другая.

Наличие исправлений.

Исправлений и опечаток, а также подчисток допускать нежелательно. Письмо должно быть составлено грамотно, а текст напечатан через интервал 1,5 — 2.

Используемые реквизиты.

Мы укажем только основные, так как уже кратко говорили о них чуть ранее:

  • Если предприятие государственное – используется Герб РФ. Располагается он посередине официального бланка;
  • Название компании полностью;
  • Номера факса и телефона;
  • Номер банковского счета;
  • Адресат – причем название компании-адресата употребляют в именительном падеже, для указания должности и фамилии получателя используйте дательный падеж;
  • Если у адресата имеется ученая степень либо звание, укажите его перед фамилией человека;
  • Любой реквизит пишут с новой строки и с заглавной буквы.

Деловое письмо после проведенной встречи

Вы провели деловую встречу, наметилась некая перспектива для вашего бизнеса. Как отразить это в письме, обсудим дальше.

  1. Прежде всего, в начале письма сошлитесь на число и время вашего общения с потенциальным партнером, даже если с момента встречи прошла пара дней.
  2. Избегайте ошибок или слишком сложных фраз: составьте письмо коротко и четко, но так, чтобы у получателя было желание его прочесть.
  3. Упомяните, о чем велся разговор. К примеру: «Мы обсуждали, сколько будет стоить ваза в венецианском стиле».
  4. Сделайте так, чтобы получатель письма высказал свое отношение к теме встречи.
  5. Укажите время, когда можете общаться по телефону или встретиться лично.
  6. Донесите до получателя, что ждете сотрудничества с ним: «Надеюсь на дальнейшие деловые отношения с Вами«.
  7. Завершите письмо следующей или подобной фразой: «С наилучшими пожеланиями к Вам…».

Электронные деловые письма

Нельзя оставить без внимания требования к их оформлению, так как сейчас все больше оформляются письма в электронном виде, нежели в бумажном. Все-таки 21 век на дворе.

Подготовить электронное деловое письмо большого труда не составляет, требования по оформлению идентичны традиционным письмам. Единственное, у такого письма всегда должен быть заголовок (или тема письма), чтобы оно просто не затерялось в потоке документации.

Кроме того, когда на такое письмо отвечают, тематику письма лучше не менять, так вы быстрее поймете, о чем идет речь, если электронных писем получаете много.

Также не стоит использовать при оформлении приложений к таким письмам суперсовременное ПО, далеко не факт, что такое же есть у вашего адресата. Если его нет, письмо просто не откроется.

Не используйте смайлики, когда пишете деловое письмо в электронном виде. Технологии – это отлично, но при написании соблюдайте деловой язык.

В какие сроки нужно ответить на письмо

Если письмо относится к категории требующих ответа, то когда отвечать зависит от той информации, которая содержится в письме:

  • Если вы получили запрос, в ближайшие три дня с момента получения подтвердите, что он получен. А окончательный ответ можно дать в течение месяца;
  • Если речь о соболезновании, его можно направить в десятидневный срок после того, как печальное событие случилось;
  • Отправить поздравление допустимо в течение 8 дней с того момента, как вы узнали о торжественной дате;
  • Если говорить об общих правилах хорошего тона, то отвечать на письма лучше в семидневный срок.

Как написать деловое письмо: простым языком о сложном

Отличайте деловое письмо и личную переписку. Мы уже не раз сегодня говорили о том, в чем состоят эти отличия, не нужно о них забывать. А сейчас рассмотрим составление письма поэтапно.

1 этап. Указываем адресата.

В правом верхнем углу бланка пишем фамилию, инициалы и должность того, кому адресуем письмо. Если адресатом является организация, указываем ее юридический адрес.

2 этап. Обращение.

Размещаем его посередине бланка. Оно осуществляется в уважительной форме, без сокращений и помарок.

Пример: Уважаемая (имя, отчество)! Также обращение к адресату может осуществлять с указанием его должности. Но когда вы обращаетесь к человеку по имени, это снижает психологическое напряжение, указывает на то, что деловые отношения стабильные и установившиеся.

3 этап. Изложение цели.

Объясните цель письма, его суть и главные мысли. Эта часть является основной. Пишите о том, что хотите сказать, какова причина обращения. Но не забывайте про официальную и нейтральную стилистику.

4 этап. Внесение предложений, рекомендаций.

Практически любое деловое письмо подразумевает, что адресат на него отреагирует. Этого не требуют в основном только письма информационного характера. Поэтому не просто описывайте проблему, но и предлагайте, как ее можно решить.

Если вы обращаетесь с жалобой, просите принятия определенных мер, если же предлагаете сотрудничать, расскажите, какие варианты есть.

Говоря проще, тот, кто получит письмо, должен видеть что от него не просто чего-то хотят, но и понять, как это может быть осуществлено.

Как закончить деловое письмо

Деловое письмо должно быть написано идеально. Если правила написания не будут соблюдаться, это может негативно повлиять на репутацию компании в целом. Поэтому мы предлагаем сейчас подробнее остановиться на оформлении заключительной части делового письма.

В конце письма подведите итог всего того, о чем говорили ранее. Но растягивать выводы на 10 предложений не стоит, все-таки в деловых письмах ценится краткость и лаконичность. Лучше ограничьтесь простыми фразами.

Далее, приведем несколько конструкций для построения заключительной части письма.

В основу концовки поставим 2 показателя: она должна быть максимально вежливой и корректной. Варианты, как ее построить, существуют разные.

Приведем несколько примеров:

  • Поблагодарите за внимание или помощь: Благодарим Вас! (Позвольте Вас поблагодарить…);
  • Выразите надежды на будущее: Надеемся на взаимовыгодное сотрудничество (Надеемся на получение ответа в ближайшее время…);
  • Можно построить фразу с уверением адресата в чем-либо: Были бы рады сотрудничеству с Вами;
  • Выскажите просьбу: Просим Вас сообщить о результатах;
  • Извинитесь за причиненные неудобства: Прошу прощения за непредвиденную задержку оплаты материала.
  1. Как попрощаться с адресатом.
  2. Несмотря на то что переписка официальная, попрощаться можно по-разному.
  3. Приведем несколько вариантов:
  • С уважением к Вам…;
  • С пожеланием успехов…;
  • С наилучшими пожеланиями…

Ставим подпись правильно.

Когда подписываете письмо, указывайте свою должность, имя и фамилию. Если сомневаетесь в уместности фразы типа: «Искренне Ваш» – просто не используйте ее.

Можете в подписи указать ваши контакты, дополнительный телефон или электронный адрес, таким образом вы демонстрируете получателю, что готовы с ним общаться и сотрудничать.

В следующей части нашей статьи хотелось бы поговорить о деловых письмах на английском языке.

Деловые письма на английском языке

Регламентированной формы составления таких писем нет. Все будет зависеть от того, каковая цель письма и кто его адресат. Приведем здесь краткие рекомендации для составления.

Дата написания.

Если пишем в США, то в указании даты на первое место ставим месяц, затем число и только потом год. Если в Великобританию – дата проставляется как в РФ. При этом месяц пишите буквами, избежите путаницы.

Реквизиты получателя.

  • Если пишите мужчине, обращайтесь так: Mr (укажите фамилию);
  • Если женщине, которая замужем: Mrs (укажите фамилию);
  • Незамужней даме: Miss (укажите фамилию);
  • Если не знаете статус дамы: Ms (укажите фамилию).
  • Указание адреса.
  • Порядок противоположный принятому в РФ: офис, номер дома, название улицы, индекс, название штата (если пишем в США), название графства и название страны (если пишем в Великобританию).
  • Как обратиться к получателю.
  • Стандартные обращения:
  • Dear Madam;
  • Dear Sir;
  • Dear Sir or Madam;
  • Dear Mrs;
  • Dear.

После обращения ставим запятую (если пишем в Великобританию) или двоеточие (если в США). Восклицательный знак ставить не принято.

  1. Тематика.
  2. Обязательно указывайте тематику письма, также как и в РФ.
  3. Основной текст.

Разделяйте его на абзацы. Либо каждое предложения пишите с новой строки.

  • Как попрощаться.
  • Например, вот так: «Thanking you for assistance, we remain Yours truly» – Благодарю Вас, преданный Вам…, хотя можно и менее официально.
  • Оформление подписи.
  • Подпись ставим под абзацем с прощанием, указываем свою фамилию и имя, название компании и должность.
  • Оформление приложений.

Если прилагаете какие-то документы, указывайте это в конце письма: «Enc.» и перечисляйте приложения.

Что писать с заглавной буквы.

  • Фамилии и инициалы;
  • Наименования компаний;
  • Наименования городов, штатов и так далее;
  • Любые слова, которые обозначают занимаемую должность;
  • Первые слова в прощании;
  • Вступительные обращения.

Перед тем как закончить разговор, приведем образцы деловых писем на русском и английском языках.

Образцы деловых писем на русском и английском языках

Пример делового письма
Пример делового письма
Пример делового письма

Заключение

Подводя итоги, хочется сказать, что деловое письмо – это инструмент для общения в любой сфере деятельности. Если оно составлено правильно, это, безусловно, представит вашу компанию с положительной стороны.

С другой стороны, написанное неряшливо, с ошибками письмо способно на корню уничтожить самый перспективный бизнес. Пишите письма правильно, а мы постарались рассказать, как это сделать.

Читайте также:  Квадрокоптер для съемок как бизнес

Источник: https://kakzarabativat.ru/marketing/delovoe-pismo/

Как написать деловое письмо? Правильная структура и шаблон для скачивания

 
 

Не так давно мы уже рассказывали о правилах общения в официально-деловом стиле и деловой переписке, теперь пришло время изучить и саму структуру делового письма.

Сегодня мы рассмотрим четкий поэтапный план написания делового письма по конкретному шаблону. Зачем нужно изучать такие моменты? 

Все просто: нарушение порядка смысловых и структурных блоков в письмах приводит к массе проблем. Грамотная структура делового письма позволяет: 

  • Значительно повысить эффективность деловой переписки. 
  • Сократить время на изучение и понимание идеи послания. 
  • Закрепить за вами статус профессионала. 
  • Четко и последовательно передать все ключевые моменты переписки. 

Последовательность элементов должна неукоснительно соблюдаться. Точка. Эксперименты здесь невозможны в принципе, поскольку уже сложилась универсальная схема письма деловой переписке. Есть “золотой стандарт”, которого нужно придерживаться. 

Но прежде чем мы начнем изучать саму структуру, давайте разберемся с видами деловых писем. 

Виды деловых писем 

К формату “деловое письмо” относится более 30 разновидностей корреспонденции – от информационных уведомлений до оферт и презентационных писем. Видов достаточно много, поэтому проще сказать так: 

Все, что является предметом официальной переписки между любой компанией и получателем, уже можно смело назвать деловым письмом. 

Принципы разделения деловых писем на виды

Вид 1. По тематическому признаку. Содержание письма напрямую зависит от цели и темы письма. Например, письмо-запрос создается для рассмотрения предложения,  рекламация – несет в себе претензию, благодарственное письмо для выражения эмоций. 

Вид 2. По необходимости ответа. Большинство деловых писем предполагает обязательный ответ, но есть ряд писем, на которые ответ не нужен или не критичен. Список писем, не требующих ответа или допускающих необязательный ответ:  

  • Гарантийные письма. 
  • Письма-инструкции. 
  • Информационная корреспонденция;
  • Письма-напоминания. 
  • Письма-уведомления. 
  • Сопроводительные письма. 

Вид 3. По формату переписки. Существует 2 вида деловой переписки: 1) переписка с 1 получателем; 2) переписка с несколькими получателями. И если первый формат еще предполагает какие-то минимальные отступления от рамок, то при общении с несколькими получателями желательно ни на шаг не отходить от структуры вашего письма. 

Вид 4. По числу аспектов. Написание деловых писем, их структура также разделяется по аспектам (идеям) текста. 

1. Многоаспектное деловое письмо состоит из пунктов, подпунктов, разделов. В таком письме можно передавать любое количество тем, идей, поднимать разные вопросы. В подавляющем большинстве случаев используется этот тип;

2. Одноаспектное деловое письмо  имеет исключительно информационный характер: уведомление о выходном дне, предстоящем совещании и  так далее.

Отличие его в том, что оно несет в себе одну идею (тему, вопрос) и очень короткую структуру. В одноаспектном письме, как правило, дается информация без деления на блоки.

Ниже мы с вами будем разбирать именно структуру многоаспектных деловых писем. 

Поблочная структура делового письма

Пример делового письмаШаблон структуры делового письма. Скачать пример в PNG и PDF можно в конце статьи

Этап 1. Реквизиты адресанта и адресата

Написание делового письма начинается с указания реквизитов. Это идентификационные элементы. Как правило, реквизиты размещаются в самом начале письма – в левом и правом верхних углах листа.

Реквизиты отправителя (адресанта) сообщают, из какой компании пришло сообщение. Как правило, стандартный бланк для деловых писем уже содержит эту информацию.

Указывается полное юридическое название с формой собственности, адрес, телефон, сайт, ИНН и ОГРН. Указываются в левом верхнем углу.

Реквизиты получателя (адресата) содержат меньше информации. Как правило, это должность, название его фирмы, ФИО и адрес, куда письмо будет отправлено. Пишутся в правом верхнем углу строго в дательном падеже.

Дата написания

Необходима для различения писем. Полезна для отчетности или в длительной деловой переписке – по дате можно узнать очередность сообщений и структурировать их. Указывается тот день, когда письмо будет отправлено. Как правило, он совпадает с днем написания. Дата пишется перед заголовком, ближе к правому краю листа.

Этап 2. Вступление в письме 

Это самое начало, которое является ключевым в структуре делового письма. Его пишут максимально информативным. Прочитав «введение», адресат уже должен понять, что от него хотят, и примерно представлять основное содержание.

Источник: https://petr-panda.ru/struktura-delovogo-pism/

Деловое письмо: виды, правила оформления, структура

Деловое письмо является неотъемлемым элементов поддержания партнерских отношений между клиентами, поставщиками и заказчиками.

Грамотный текст, корректное оформление и соблюдение этики деловой переписки позволяет наладить не только взаимовыгодное сотрудничество, но и повысить имидж компании.

Прежде, чем приступить к оформлению делового письма, стоит определиться с основной целью. Это может быть выражение благодарности, приглашение, поздравление или предложение сотрудничества. Деловое письмо должно максимально четко выражать основную мысль и составлено с учетом требований деловой переписки.

Основные требования, предъявляемые к оформлению делового письма

  • Наличие фирменного бланка с наименованием организации, адресом, логотипом и печати;
  • Обязательно наличие полей: слева — 3 см, справа –1,5 см;
  • В шапке делового письма обязательно указывается получатель (ФИО, должность);
  • В соответствии с требованиями делопроизводства, в левом верхнем углу указывается дата отправки письма и его регистрационный номер;
  • Деловое письмо подписывается отправителем (ФИО, должность);
  • Традиционно, деловое письмо составляется с использованием шрифта Times New Roman с 12-м размером и одинарным интервалом.

Яркими примерами писем деловой переписки являются оферта, гарантийные или сопроводительные письма, которые отличаются рядом характеристик.

  • Оферта представляет собой деловое предложение о сотрудничестве с указанием деталей договора и является предварительным этапом заключения основного договора;
  • Основная цель сопроводительного письма – предоставление дополнительной информации, сведений или фактов, которые могут заинтересовать потенциального клиента или работодателя. Такие виды писем могут прекрасно дополнить резюме, оферту или коммерческое предложение;
  • Гарантийное письмо относится к виду некоммерческой документации и представляет собой обязательство выполните те или иные действия (оплату, прием на работу или поставку товаров).

Чтобы корректно донести информацию до получателя, за основу можно взять образец делового письма, структура которого легко адаптируется для каждого из видов переписки.

  • Вступление, содержащее обращение, заголовок и основную цель;
  • Главная часть, в которой излагается суть письма и необходимые детали;
  • В заключении указывается ФИО отправителя, должность и пожелания, если таковые уместны.

Образцы деловых писем

Образцы благодарственных писем:

Благодарственное письмо – это деловое письмо, которое содержит слова благодарности по какому-то поводу: за профессиональную работу, качественно оказанные услуги и т.п.

Письмо-благодарность может быть адресовано организации в целом либо какому-то конкретному человеку.

Оно может являться письмом-ответом на инициативное письмо: письмо-поздравление, письмо-приглашение либо инициативным письмом, написанным по собственной инициативе составителя.

  • Образец благодарственного письма за сотрудничество (.doc)
  • Образец благодарственного письма организации (.doc)
  • Образец благодарственного письма сотруднику (.doc)
  • Образцы гарантийных писем:

Гарантийное письмо – это некоммерческое деловое письмо, которое содержит в себе подтверждение (гарантию) выполнения каких-то действий или соблюдение определенных условий: сроков и факта оплаты за полученную продукцию, выполненную работу либо оказанные услуги, гарантии качества и прочее. Иными словами, гарантийное письмо является способом обеспечения исполнения обязательства стороной сделки. Гарантийное письмо может составляться в ответ на письмо-претензию.

  1. Образец гарантийного письма о выполнении работ (.doc)
  2. Образец гарантийного письма на оплату (.doc)
  3. Образец гарантийного письма о предоставлении юридического адреса (.doc)
  4. Информационные письма

Информационное письмо – некоммерческое деловое письмо, основной целью которого является информирование, реклама, извещение о дальнейшем сотрудничестве, о сроке действия договора, об аспектах деятельности компании, продукции компании и т.п. Информационное письмо может выступать в качестве маркетингового инструмента на пути продвижения продукции компании, привлечения новых клиентов и увеличения продаж.

  • Образец информационного письма о смене директора (.doc)
  • Образец информационного письма о выставке  (.doc)
  • Оферта. Образцы писем-предложений

Оферта (договор оферты) — это предложение о заключении договора о сотрудничестве с указанием основных деталей сделки: наименования, количества, качества, цены товара, условий и срока поставки, оплаты, способа доставки. Она является предварительной стадией заключения договора. Лицо, делающее предложение, называют оферентом, принимающее – акцептантом. Предложение, сделанное неопределенному кругу людей, называется публичной офертой.

  1. Образец письма — коммерческого предложения о сотрудничестве (.doc)
  2. Образец письма-предложения (оферты) о заключении договора (.doc)
  3. Образец оферты (письма-предложения) о поставке продукции (.doc)
  4. Рекламация. Образец рекламации (письма-претензии)

Рекламация — это претензия, которая составляется при совершении сделки в случае неудовлетворенности одной стороной качеством, количеством, ассортиментом полученного товара, сроками поставки и т.п.

Письмо-претензия (рекламация) содержит претензии к стороне, нарушившей свои обязательства по договору и требования о возмещении убытков: о замене некачественного товара, устранении дефектов, снижении цены и прочее.

  • Пример / образец рекламации (письма-претензии) о замене товара (.doc)
  • Бланк рекламации (письма-претензии) по факту брака (недостачи) товара (.doc)
  • Сопроводительное письмо

Сопроводительное письмо — это вид делового письма, которое составляется при отправке документов, коммерческого предложения, резюме и т.п.

  1. Образец сопроводительного письма к резюме (.doc)
  2. Образец сопроводительного письма к коммерческому предложению (.doc)
  3. Образец сопроводительного письма в налоговую (.doc)
  4. Образец сопроводительного письма к договору (.doc)
  5. Образец сопроводительного письма к документам (.doc)
  6. Рекомендательные письма
  7. Рекомендательное письмо – это документ, который представляет собой отзыв о соискателе со стороны его бывшего руководителя либо сотрудника с профессиональной точки зрения.

Рекомендательное письмо содержит в себе краткую характеристику профессиональных навыков, достижений человека, его основных успехов во время учебы либо работы, сильных сторон.

С помощью рекомендаций работодатель может увидеть более четкую картину профессиональной деятельности кандидата, узнать мнение о нем как о сотруднике со стороны людей, которые с ним работали либо учились.

Рекомендательное письмо требуют не все работодатели, но при поиске новой работы лучше все-таки позаботиться о его наличии и, как и сопроводительное письмо, приложить к резюме — это придаст большую солидность кандидатуре соискателя.

  • Образец рекомендательного письма сотруднику (.doc)
  • Образец рекомендательного письма компании  (.doc)
  • Образец рекомендательного письма бухгалтеру  (.doc)
  • Образец рекомендательного письма водителю  (.doc)
  • Письмо-напоминание. Образец письма-напоминания

Письмо-напоминание — это побуждения получателя к какому-то еще невыполненному обязательному действию и меры, которые будут приняты в случае невыполнения обязательств.

Такое письмо может содержать напоминание об оплате, о долге, может отправляться в случае отсутствия ответа на письмо, отправленное ранее и т.п.

Составляют письмо-напоминание в том случае, если не удается с помощью переговоров добиться желаемого результата. Часто напоминание является одновременно просьбой.

  1. Образец письма-напоминания об условиях акции (.doc)
  2. Образец письма-напоминания о выполнении условий договора (.doc)
  3. Письмо-подтверждение. Образец письма-подтверждения

Письмо-подтверждение – это некоммерческое деловое письмо, которое составляется с целью подтверждения о получении переданных материалов, информации, документации, достигнутых ранее договоренностей и т.п. Оно может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением. Письмо-подтверждение является знаком глубокого внимания и уважения к получателю.

  • Образец письма-подтверждения (о сотрудничестве) (.doc)
  • Образец письма-подтверждения (о получении товара)  (.doc)
  • Письмо-поздравление. Образец письма-поздравления
Читайте также:  Производство чипсов как бизнес

Письмо-поздравление – это некоммерческое деловое письмо, которое составляется с целью поздравления человека либо организации по какому-то поводу: личному празднику либо достижению, государственному, корпоративному празднику и т.п.

Образец письма-поздравления (.doc)

Письмо-приглашение. Образец письма-приглашения

Деловое письмо-приглашение — это приглашение на какое-то мероприятие: конференцию, работу, собеседование, выставку, встречу, концерт, благотворительный вечер, семинар, совещание и т.п.

Текст приглашения должен содержать четкую и конкретную информацию о дате и месте проведения торжества. Письмо может быть адресовано как одному лицу, так и нескольким одновременно.

Отправляется письмо-приглашение, как правило, за несколько дней или даже недель до проведения мероприятия, чтобы приглашенный человек имел время и возможность принять решение и собраться на торжество.

Желательно отправлять письмо-ответ на предложение, даже в случае отказа от предложения. Отказ необходимо сформулировать вежливо, указать причину отказа, пусть даже выдуманную. Оформление письма-приглашения осуществляется согласно правил, установленных для делового письма.

Образец письма-приглашения  (.doc)

Письмо-просьба. Образец письма-просьбы

Письмо-просьба — это просьба о получении необходимой информации, товаров, услуг, документов, о предоставлении рекомендаций, об организации встречи и др. При его составлении нужно обосновать необходимость выполнения просьбы. Оно может быть адресовано какому-то конкретному физическому лицу либо юридическому лицу — организации. Данный вид письма может содержать в себе не одну просьбу.

Образец письма-просьбы  (.doc)

Письмо-соболезнование. Образец письма-соболезнования

Письмо-соболезнование — это выражение сочувствия по поводу какого-то печального события либо утраты: соболезнования по поводу смерти, аварии и т.п.

Образец письма-соболезнования (.doc)

Источник: https://www.ecsb.ru/articles/2077

Деловое письмо. Образец и бланк

Каждому человеку, занимающемуся бизнесом, время от времени необходимо писать деловые письма. Корреспонденция подобного рода давно стала неотъемлемой частью бизнес-процесса. С ее помощью можно быстро решать огромное число проблем, а также находить ответы на многие вопросы и вызовы. 

Классификация деловых писем

Единая их классификация отсутствует. Тем не менее, можно выделить следующие типы подобной корреспонденции:

  • гарантийные. Обычно составляются по формуле:”Прошу вас… Оплату гарантирую”;
  • письмо – запрос;
  • коммерческие предложения;
  • извещение. Например, о смене банковских реквизитов;
  • оферта. По сути близка к коммерческому предложению, но отличается от него обязательным наличием наименования товара или услуги, информации по цене, месту и срокам выполнения или действия;
  • рекламация (официальная претензия);
  • сопроводительное письмо. Например, опись документов, находящихся в пакете;
  • подтверждение о получении (писем, документов и пр.);
  • просьба. Например, о повторной отправке каких-либо документов;
  • напоминание;
  • поздравление;
  • приглашение;
  • благодарственные;
  • рекомендательные;
  • соболезнования.

Бланк и образец делового письма

Скачать бланк делового письма (Word, 28 Кб)

Скачать образец делового письма (Word, 29 Кб)

Кто должен выступать в роли автора письма

В принципе, составить деловое письмо может любой сотрудник компании. Чаще всего автором является руководитель или специалист того отдела, по тематике работы которого и составляется документ, или другой сотрудник, уполномоченный на это руководством организации. Но так как письмо обычно пишется от имени всей компании, то оно обязательно должно быть утверждено и подписано руководителем.

Общие правила написания деловых писем

Прежде всего, необходимо определиться с темой письма. При этом действует правило: «одна тема – одно письмо». Затрагивать несколько тем в одном послании допустимо только при наличии между ними тесной взаимосвязи.

Второе – нужно определить количество и перечень лиц, которым оно адресовано. От этого зависит форма обращения (обезличенная, множественная и т.д.).

Теперь можно приступать собственно к написанию письма. Делопроизводство в РФ определяется рекомендательными требованиями ГОСТа Р 6.30-2003. Одним из обязательных моментов является наличие в письме определенных реквизитов организации-автора.

Хотя упомянутый ГОСТ выделяет около 30 различных реквизитов, на практике используются далеко не все. Обычно набор ограничивается следующими:

  • название организации;
  • адрес (почтовый и/или юридический);
  • ИНН, КПП;
  • данные о контактах (телефон, факс);
  • адрес электронной почты;
  • банковские реквизиты;
  • дата написания;
  • регистрационный номер.

Все эти реквизиты (кроме двух последних) можно каждый раз вписывать в левый верхний угол, а можно использовать готовый бланк, который их и содержит. Второй вариант предпочтительнее не только из-за экономии времени и уменьшения вероятности ошибок, но и по имиджевым показаниям. Бланк может быть выполнен типографским способом, но чаще всего организация сама печатает его на цветном принтере.

В правом верхнем углу указываются название организации, должность получателя и его ФИО в родительном падеже.

Дальше идет заголовок письма, раскрывающий его вид или тему, а следом – вежливое адресное обращение. Здесь следует соблюдать осторожность в формулировках, так как обычное: «Уважаемый…» не всегда уместно (высокие должностные лица, служители церкви и т.д.). Если письмо не имеет личного адресата, то можно ограничиться простым: «Добрый день!»

Основной текст письма должен иметь следующую структуру:

  • причина или цель написания;
  • основная часть;
  • итоговая часть (вытекающая из основной);
  • заключительное проявление вежливости (например: «С уважением…»);
  • должность лица, подписавшего письмо;
  • ФИО исполнителя;
  • список приложений (при их наличии).

Допускается оформление письма как в рукописном, так и в печатном варианте. В первом случае почерк, естественно, должен быть легко читаемым (лучше всего, каллиграфическим). Компьютерная печать удобна при необходимости создания нескольких копий.

Ставить печать организации с 2016 года необязательно (достаточно только подписи), но на рекламации, оферты и гарантийные письма все-таки желательно.

Перед отправкой письмо регистрируется в журнале и получает исходящий номер, который указывается в самом документе наряду с датой написания.

На что обращать внимание при составлении письма

В первую очередь – на грамотность. Письмо с орфографическими ошибками создает неприятное впечатление об отправителе и вероятность последующего партнерства значительно снижается.

Во-вторых, изложение должно быть четким и кратким. Согласно некоторым исследованиям, большинство людей не склонны тратить на прочтение подобной корреспонденции более минуты. Поэтому размер не должен превышать 1 страницы.

Форма письма должна быть максимально корректной.

Текст необходимо структурировать на короткие абзацы, пункты и т.д. для облегчения чтения и понимания его смысла. Это создает благоприятное впечатление.

Наличие полей обязательно. Обычно слева оставляют 3 см, а справа -1,5 см.

Согласно сложившейся практике, подобная корреспонденция выполняется шрифтом Times New Roman, размер 12, интервал одинарный.

Чего нельзя допускать в деловом письме

Во-первых, независимо от стажа общения с получателем, недопустим фривольный или развязный тон. Но и писем, наполненных распространенными разговорными штампами (как и чрезмерно сухих) тоже следует избегать.

Нежелательны сложные словесные конструкции, которые тяжело воспринимаются читателем. Обилие узкой специальной терминологии тоже не улучшает качество документа.

Информация должна быть полной, достоверной и проверенной. В противном случае ее использование недопустимо. Эмоциональные оценки тоже не нужны.

Документ не должен содержать подчисток, исправлений, зачеркиваний. В нем должны по максимуму отсутствовать сокращения.

Всегда необходимо помнить, что во многих случаях подобные письма носят официальный характер, и в определенных ситуациях могут иметь юридические последствия.

Как отправить письмо

Для отправки делового письма можно использовать несколько методов. Каждый их них имеет свои преимущества и недостатки.

1. По электронной почте. Быстро, удобно, современно. Но проблема в том, что при большом объеме различной корреспонденции, получатель может просто «потерять» ваше письмо. Просить поставить отметку о прочтении далеко не всегда удобно. Остается только проконтролировать получение с помощью телефонного звонка.

2. По факсу или с помощью мессенджера. Способ допустимый, но при наличии взаимоотношений, позволяющих осуществлять подобного рода контакты.

3. «Почта России». Таким путем обычно пересылаются оригиналы документов и вообще – корреспонденция, содержащая живые подписи и печати.

Предпочтительной при таком способе отправки является форма отправки заказным письмом с уведомлением о вручении.

При этом можно контролировать процесс прохождения письма, а отправитель получит уведомление о вручении корреспонденции адресату. Недостатком является длительный срок доставки писем.

Источник: https://www.rublanki.ru/pisma/delovoe-pismo-obrazecz-i-blank/

12 правил делового письма деловой переписки

  • Ни в коем случае не забывайте о вежливости. Как уже подчеркивалось выше, она важна, если вас интересует деловая переписка
  • Фразы типа “рад сотрудничеству”, “спасибо за внимание”, “прошу прощения за беспокойство”, “будем рады видеть вас”, “не составите ли вы нам компанию” и другие. Последние две, кстати, относятся, скорее, к приглашениям на корпоративные празднования, чем к деловому письму
  • Всегда, в знак уважения, добавляйте к фразам “пожалуйста”, “спасибо”, “будьте любезны” и так далее там, где это уместно.

Не меньшую важность в процессе написания деловых писем имеет и грамотность человека. Точнее сказать, если вами будет допущена хоть одна элементарная ошибка в процессе создания письма, можно сказать, что собеседник сформирует о вас совершенно иное мнение, чем то, которое вы ожидаете

Поэтому старайтесь писать максимально грамотно и проверять все несколько раз. Если не знаете, как находить ошибки и исправлять их самостоятельно, воспользуйтесь услугами корректора или специализированными сервисами. Это очень просто, зато позволит вам быть уверенными в своем тексте.

Итак, правила деловой переписки гласят, что все письма должны быть, во-первых, краткими. Это главное правило того, что оно будет прочтено. Согласитесь, все мы не любим, когда нас загружают большим объемом информации.

Если это письмо делового характера, оно не должно быть громадным — в таком случае его могут просто проигнорировать.

Если не получается сократить информацию сразу — сделайте это после того, как напишете первый черновик своего письма.

Во-вторых, ваш партнер (участник переписки) должен понимать, о чем идет речь. То есть, письмо следует сделать информативным и понятным. В нем нужно поместить те сведения, которые вы хотели бы донести таким образом, чтобы избежать дополнительных вопросов и не тратить время на уточнение деталей.

В-третьих, письмо следует сделать как можно более уважительным по отношению к вашему партнеру или сотруднику компании, который будет его читать. Это правда — чем больше уважения вы проявите к своему собеседнику, тем больше шансов, что он должным образом отреагирует на вашу просьбу и, в конце концов, вы достигнете желаемого эффекта.

  • EOB (end of business day) → конец рабочего дня.
  • SOB (start of business day) → начало рабочего дня.
  • EOQ (end of quarter) → к концу квартала.
  • TBD (to be determined) или TBA (to be announced), используем, когда информация по срокам или дате еще не известна.
  • PTO (paid time off) → отпуск.

Источник: https://mir-logiki.ru/delovaa-perepiska-osnovy-i-pravila/

Ссылка на основную публикацию